Algemene Voorwaarden

1. Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt de volgende betekenis toegekend aan de met een hoofdletter geschreven begrippen:

• Algemene Voorwaarden: deze algemene voorwaarden van EenvoudigHR B.V., handelend onder de naam WorkVine.
• WorkVine: EenvoudigHR B.V., gevestigd aan het IJsbaanpad 84e, 1076 CW Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93723652.
• Platform: het door WorkVine aangeboden softwareplatform, inclusief de daarbij behorende applicaties, functionaliteiten en diensten die als Software-as-a-Service (SaaS) beschikbaar worden gesteld.
• Gebruiker: iedere rechtspersoon of natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf die een overeenkomst aangaat met WorkVine voor het gebruik van het Platform.
• Eindgebruiker: iedere persoon aan wie de Gebruiker toegang tot het Platform heeft verstrekt.
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen WorkVine en de Gebruiker betreffende het gebruik van het Platform, waaronder mede begrepen een ondertekende overeenkomst, opdrachtbevestiging of andere schriftelijke afspraak tussen Partijen.

2. Toepasselijkheid

2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van het Platform en op alle diensten en producten die voortvloeien uit de rechtsbetrekking tussen WorkVine en de Gebruiker.

2.2 Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts bindend indien deze schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen.

2.3 Algemene voorwaarden van de Gebruiker worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.4 In geval van tegenstrijdigheid tussen een afzonderlijke schriftelijke Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden, prevaleert de afzonderlijke Overeenkomst.

3. Totstandkoming Overeenkomst

3.1 De Overeenkomst komt tot stand door ondertekening van een overeenkomst, opdrachtbevestiging of andere schriftelijke aanvaarding tussen Partijen.

Indien geen afzonderlijke schriftelijke overeenkomst wordt gesloten, kan de Overeenkomst tevens tot stand komen door het aanmaken van een gebruikersaccount en de acceptatie van deze Algemene Voorwaarden.

3.2 De Gebruiker staat ervoor in dat degene die namens haar de Overeenkomst aangaat daartoe bevoegd is.

3.3 Het aanmaken of activeren van accounts voor Eindgebruikers geldt als uitvoering van de Overeenkomst en vormt geen afzonderlijke overeenkomst tussen WorkVine en de betreffende Eindgebruiker.

4. Gebruik van het Platform en Gebruiksrecht

4.1 De Gebruiker verkrijgt gedurende de looptijd van de Overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het Platform.

4.2 Het gebruiksrecht is uitsluitend bestemd voor intern gebruik door de Gebruiker en de door haar geautoriseerde Eindgebruikers.

4.3 Het is niet toegestaan het Platform of het gebruiksrecht zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van WorkVine aan derden over te dragen, in sublicentie te geven of anderszins commercieel beschikbaar te stellen.

4.4 WorkVine mag het Platform wijzigen, verbeteren of uitbreiden. WorkVine zal ingrijpende wijzigingen die het normale gebruik wezenlijk beïnvloeden waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aankondigen.

4.5 Wijzigingen in de technische infrastructuur of hosting zijn toegestaan, mits deze niet leiden tot een wezenlijke vermindering van de overeengekomen functionaliteit en de verwerking van applicatiegegevens plaatsvindt binnen de door WorkVine geconfigureerde Europese cloud omgevingen.

5. Verantwoordelijkheden van de Gebruiker

5.1 De Gebruiker is verantwoordelijk voor:

• a. een zorgvuldig gebruik van accounts en toegangsgegevens;
• b. het waarborgen dat Eindgebruikers hun toegangsgegevens niet delen met onbevoegde derden;
• c. naleving van wettelijke en contractuele verplichtingen bij het gebruik van het Platform;
• d. de juistheid en rechtmatigheid van gegevens die door of namens de Gebruiker in het Platform worden ingevoerd;
• e. het waarborgen dat inhoud die via het Platform wordt toegevoegd geen inbreuk maakt op rechten van derden.

5.2 De Gebruiker dient WorkVine zo spoedig mogelijk te informeren indien zij vermoedt dat een account of toegang tot het Platform onbevoegd wordt gebruikt.

5.3 De Gebruiker dient het Platform binnen redelijke grenzen te gebruiken. Indien het gebruik structureel onevenredig is in verhouding tot normaal zakelijk gebruik door organisaties van vergelijkbare omvang, kan WorkVine na schriftelijke waarschuwing redelijke technische maatregelen nemen of aanvullende kosten overeenkomen.

5.4 WorkVine zal het gebruik niet beperken voor zover dit redelijkerwijs kan worden voorkomen door overleg met de Gebruiker.

6. Beveiliging

6.1 WorkVine treft passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van het Platform en de daarin verwerkte gegevens, rekening houdend met de aard van de dienstverlening en de risico's van de verwerking.

6.2 De Gebruiker blijft verantwoordelijk voor de beveiliging van haar eigen accounts, apparaten, netwerken en toegangsgegevens.

6.3 WorkVine is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onbevoegd gebruik van accounts indien dit onbevoegde gebruik is veroorzaakt door een aan de Gebruiker of Eindgebruiker toerekenbare tekortkoming in de beveiliging.

6.4 Indien zich een beveiligingsincident voordoet dat gevolgen heeft voor gegevens van de Gebruiker, handelt WorkVine overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en, voor zover van toepassing, de tussen Partijen gesloten verwerkersovereenkomst.

6.5 WorkVine zal redelijke maatregelen nemen om de gevolgen van een beveiligingsincident te beperken en de normale dienstverlening te herstellen.

7. Vergoeding en Betaling

7.1 De door de Gebruiker verschuldigde vergoeding, wijze van berekening, eventuele proefperiode, facturatie frequentie, betaalwijze en eventuele indexering worden vastgelegd in de Overeenkomst.

7.2 Indien geen afwijkende afspraak is gemaakt, worden periodieke vergoedingen achteraf gefactureerd op basis van het overeengekomen gebruik.

7.3 Facturen dienen te worden voldaan binnen de op de factuur of in de Overeenkomst vermelde betalingstermijn.

7.4 Indien betaling na het verstrijken van de betalingstermijn uitblijft, kan WorkVine de wettelijk verschuldigde rente en redelijke incassokosten in rekening brengen.

7.5 Bij een betalingsachterstand kan WorkVine, na schriftelijke ingebrekestelling en het bieden van een redelijke termijn voor betaling, de toegang tot het Platform geheel of gedeeltelijk opschorten.

7.6 Opschorting of beëindiging wegens betalingsachterstand laat de verplichting tot betaling van reeds verschuldigde bedragen onverlet.

7.7 WorkVine kan tarieven aanpassen overeenkomstig de bepalingen daarover in de Overeenkomst. Indien geen specifieke regeling is overeengekomen, zal WorkVine een tariefwijziging ten minste één maand vooraf schriftelijk aankondigen.

8. Aansprakelijkheid

8.1 Behoudens in geval van opzet of grove nalatigheid is WorkVine uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst.

8.2 De totale aansprakelijkheid van WorkVine is per kalenderjaar beperkt tot het bedrag van de vergoeding die voor het gebruik van het Platform over de voorafgaande twaalf maanden verschuldigd was of, indien de Overeenkomst korter dan twaalf maanden heeft geduurd, het naar twaalf maanden omgerekende bedrag van de overeengekomen periodieke vergoeding.

8.3 Indien gedurende een kosteloze proefperiode geen vergoeding verschuldigd is, wordt voor de toepassing van artikel 8.2 uitgegaan van de reguliere vergoeding die na afloop van de proefperiode volgens de Overeenkomst verschuldigd zou zijn.

8.4 WorkVine is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade wegens bedrijfsstagnatie.

8.5 De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet voor zover beperking van aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet is toegestaan.

8.6 De Gebruiker onthoudt zich van handelingen die de integriteit, werking of beveiliging van het Platform kunnen aantasten. Schade die rechtstreeks voortvloeit uit ongeoorloofde wijzigingen of handelingen van de Gebruiker kan op de Gebruiker worden verhaald.

9. Beschikbaarheid, Back-up en Herstel

9.1 WorkVine spant zich in om het Platform beschikbaar en bruikbaar te houden overeenkomstig de afspraken in de Overeenkomst.

9.2 WorkVine kan onderhoud uitvoeren indien dit noodzakelijk is voor de beveiliging, beschikbaarheid of verdere ontwikkeling van het Platform.

9.3 WorkVine zal waar redelijkerwijs mogelijk gepland onderhoud dat een wezenlijke onderbreking veroorzaakt vooraf aankondigen.

9.4 Bij verlies of beschadiging van gegevens als gevolg van een technisch incident, beveiligingsincident of storing zal WorkVine redelijke inspanningen leveren om gegevens te herstellen voor zover herstel technisch mogelijk is.

9.5 WorkVine garandeert niet dat verloren of beschadigde gegevens onder alle omstandigheden volledig kunnen worden hersteld.

10. Externe Producten en Integraties

10.1 Het Platform kan gebruikmaken van of gekoppeld worden aan diensten en producten van derden.

10.2 Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, geeft WorkVine geen garantie dat een externe dienst, koppeling of integratie te allen tijde beschikbaar of ongewijzigd blijft.

10.3 WorkVine is niet aansprakelijk voor storingen, wijzigingen of beëindiging van externe diensten die buiten haar redelijke invloedssfeer liggen.

10.4 WorkVine zal zich redelijkerwijs inspannen om de gevolgen voor de Gebruiker te beperken indien een essentiële externe dienst wijzigt of niet beschikbaar is.

11. Intellectuele Eigendomsrechten

11.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, de software, ontwerpen, documentatie en door WorkVine ontwikkelde functionaliteiten berusten bij WorkVine of haar licentiegevers.

11.2 De Gebruiker verkrijgt uitsluitend het gebruiksrecht zoals beschreven in de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden.

11.3 De Gebruiker behoudt de rechten op gegevens en materialen die zij zelf aan WorkVine verstrekt of via het Platform verwerkt.

11.4 De Gebruiker garandeert dat zij gerechtigd is de door haar verstrekte inhoud via het Platform te laten verwerken.

11.5 De Gebruiker vrijwaart WorkVine tegen aanspraken van derden wegens inbreuk op intellectuele eigendomsrechten die rechtstreeks voortvloeit uit materiaal dat door de Gebruiker zelf is aangeleverd, tenzij de aanspraak het gevolg is van een handelen of nalaten van WorkVine.

12. Gegevensverwerking en Privacy

12.1 Iedere Partij is verantwoordelijk voor naleving van de op haar toepasselijke privacywetgeving.

12.2 Voor zover WorkVine in opdracht van de Gebruiker persoonsgegevens verwerkt waarvoor de Gebruiker verwerkingsverantwoordelijke is, treedt WorkVine op als verwerker. De voorwaarden van die verwerking worden nader geregeld in de tussen Partijen gesloten verwerkersovereenkomst.

12.3 Voor verwerkingen waarvoor WorkVine zelfstandig het doel en de middelen bepaalt, waaronder haar eigen contract-, administratie- en facturatieprocessen, kan WorkVine als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke optreden.

12.4 De Gebruiker is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de persoonsgegevens die zij via het Platform laat verwerken en voor het beschikken over een geldige grondslag voor die verwerking.

12.5 WorkVine verwerkt en onderhoudt applicatiegegevens binnen de door WorkVine geconfigureerde Europese Google Cloud-omgevingen.

12.6 Nadere afspraken over beveiliging, sub-verwerkers, doorgiften, bewaartermijnen, ondersteuning bij rechten van betrokkenen en beveiligingsincidenten worden opgenomen in de verwerkersovereenkomst.

13. Overmacht

13.1 Geen van de Partijen is gehouden tot nakoming van een verplichting indien zij daartoe wordt verhinderd door een omstandigheid die redelijkerwijs buiten haar invloedssfeer ligt.

13.2 Onder overmacht kan onder meer worden verstaan:

• a. overheidsmaatregelen;
• b. oorlog, terrorisme of ernstige maatschappelijke ontwrichting;
• c. natuurrampen;
• d. langdurige storingen in elektriciteits- of telecommunicatievoorzieningen;
• e. arbeidsconflicten;
• f. ernstige storingen bij essentiële externe dienstverleners of cloud providers, voor zover deze buiten de redelijke invloedssfeer van WorkVine liggen.

13.3 De Partij die door overmacht wordt getroffen zal de andere Partij daarvan zo spoedig mogelijk informeren en zich redelijkerwijs inspannen de gevolgen te beperken.

13.4 Indien een overmachtsituatie langer dan dertig dagen voortduurt en nakoming daardoor wezenlijk onmogelijk blijft, kunnen beide Partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding verschuldigd te zijn.

13.5 Vooruitbetaalde vergoedingen voor diensten die als rechtstreeks gevolg van de beëindiging niet meer worden geleverd, worden naar rato verrekend, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

14. Duur en Beëindiging

14.1 De duur en reguliere opzegtermijn van de Overeenkomst worden bepaald in de afzonderlijke Overeenkomst tussen Partijen.

14.2 WorkVine kan de Overeenkomst ontbinden indien de Gebruiker wezenlijk tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen en, nadat zij schriftelijk in gebreke is gesteld, nalaat deze tekortkoming binnen een redelijke termijn te herstellen.

14.3 Een ingebrekestelling is niet vereist indien nakoming blijvend onmogelijk is of indien een hersteltermijn op grond van de wet niet vereist is.

14.4 Na beëindiging van de Overeenkomst vervalt het gebruiksrecht van de Gebruiker.

14.5 Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om na beëindiging voort te duren, waaronder bepalingen over aansprakelijkheid, intellectuele eigendom, vertrouwelijkheid en gegevens afwikkeling, blijven van kracht.

15. Gegevens na Beëindiging

15.1 Na beëindiging van de Overeenkomst wordt de Gebruiker gedurende de in de Overeenkomst afgesproken periode in de gelegenheid gesteld haar gegevens te exporteren.

15.2 Indien geen specifieke termijn is overeengekomen, geldt hiervoor een termijn van dertig dagen na beëindiging.

15.3 WorkVine mag redelijke kosten in rekening brengen voor een export die vanwege omvang, formaat of complexiteit aanvullende werkzaamheden vereist, mits deze kosten vooraf met de Gebruiker worden overeengekomen.

15.4 Na afloop van de toepasselijke export- en bewaartermijnen worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd overeenkomstig de Overeenkomst, de verwerkersovereenkomst en toepasselijke wettelijke verplichtingen.

16. Vertrouwelijkheid

16.1 Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen vertrouwelijk.

16.2 Informatie geldt in ieder geval als vertrouwelijk indien dit uitdrukkelijk is aangegeven of indien de ontvanger redelijkerwijs behoort te begrijpen dat de informatie vertrouwelijk is.

16.3 Vertrouwelijke informatie mag uitsluitend worden gebruikt voor de uitvoering van de Overeenkomst.

16.4 Verstrekking aan medewerkers, adviseurs of andere hulppersonen is toegestaan voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst en deze personen aan passende geheimhoudingsverplichtingen zijn gebonden.

16.5 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die openbaar beschikbaar is zonder schending van deze verplichting of die op grond van wet- of regelgeving of een bevoegde overheidsinstantie moet worden verstrekt.

17. Slotbepalingen

17.1 Wijzigingen van deze Algemene Voorwaarden worden schriftelijk of elektronisch bekendgemaakt.

17.2 Indien een wijziging de positie van de Gebruiker wezenlijk nadelig beïnvloedt, zal WorkVine een redelijke aankondigingstermijn hanteren.

17.3 Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen de betreffende bepaling vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij doel en strekking van de oorspronkelijke bepaling.

17.4 Op alle rechtsbetrekkingen tussen WorkVine en de Gebruiker is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

17.5 Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.