Privacyverklaring

1. Inleiding

EenvoudigHR B.V., handelend onder de handelsnaam WorkVine, hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, hoe we die gebruiken, beveiligen en welke rechten je hebt.

2. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

EenvoudigHR B.V., handelend onder de naam WorkVine, is gevestigd aan IJsbaanpad 84e, 1076 CW Amsterdam. Onze rol hangt af van de verwerking.

Voor verwerkingen waarvoor WorkVine zelf het doel en de middelen bepaalt, zoals onze eigen contract-, administratie- en facturatieprocessen, treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer een klant via WorkVine persoonsgegevens laat verwerken waarvoor die klant verwerkingsverantwoordelijke is, treedt WorkVine op als verwerker. Wij verwerken die gegevens in opdracht van de klant. De afspraken hierover staan in de verwerkersovereenkomst. De klant blijft verantwoordelijk voor het doel en de grondslag van deze verwerking.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van de verwerking en de gebruikte onderdelen van het platform kunnen wij de onderstaande persoonsgegevens verwerken. Voor gegevens die wij namens een klant verwerken, geldt de rolverdeling uit paragraaf 2.

• Naam en contactgegevens
• IP-adres, browsergegevens en apparaatinfo
• Inlog- en accountgegevens
• HR-gegevens zoals werktijden, verlof, documenten

4. Doeleinden van de gegevensverwerking

Hieronder staan de doeleinden waarvoor persoonsgegevens binnen onze dienstverlening worden verwerkt. Voor verwerking namens een klant volgen wij de instructies van die klant en de verwerkersovereenkomst. De genoemde doeleinden zijn geen zelfstandige toestemming voor WorkVine om klantgegevens voor andere doelen te gebruiken.

• Gebruik van het WorkVine-platform (SaaS)
• Klantenservice en ondersteuning
• Wettelijke verplichtingen en compliance (zoals AVG en WvP)
• Veiligheid, statistiek en productverbetering

5. Rechtsgrondslagen

Voor verwerkingen waarvoor WorkVine verwerkingsverantwoordelijke is, hangt de toepasselijke grondslag af van het doel en de omstandigheden. Hieronder staan de grondslagen waarop wij ons kunnen baseren. Voor persoonsgegevens die wij als verwerker namens een klant verwerken, is die klant verantwoordelijk voor een geldige grondslag.

• Uitvoering van een overeenkomst
• Wettelijke verplichtingen
• Gerechtvaardigd belang (zoals productverbetering of misbruikpreventie). Hierbij maken wij een belangenafweging waarbij jouw privacybelang altijd zorgvuldig wordt meegenomen.
• Toestemming (voor bijv. marketingnieuwsbrieven)

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Voorbeelden:

• Account- en logingegevens: 2 jaar na beëindiging contract
• Loon- en belastinggegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken (of 1 jaar met toestemming)

7. Delen met derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met:

• Hosting- en infrastructuurleveranciers, waaronder Google Cloud in de door WorkVine geconfigureerde Europese omgevingen.
• Autoriteiten indien wettelijk verplicht
• Partners zoals Nmbrs voor loonverwerking (indien geactiveerd)

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, leggen wij de vereiste verwerkersafspraken vast. Wanneer wij zelf als verwerker voor een klant optreden en een subverwerker inschakelen, gelden de afspraken uit de verwerkersovereenkomst met die klant.

8. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of misbruik. Denk hierbij aan encryptie, toegangsbeheer en logging.

9. Rechten van betrokkenen

Je hebt recht op:

• Inzage in je persoonsgegevens
• Correctie of verwijdering
• Beperking of bezwaar tegen verwerking
• Gegevensoverdraagbaarheid
• Intrekken van toestemming
• Indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Verzoeken kun je richten aan privacy@workvine.nl. We reageren binnen 30 dagen.

Gaat je verzoek over persoonsgegevens die jouw werkgever of een andere organisatie via WorkVine laat verwerken? Richt je verzoek dan bij voorkeur aan die organisatie als verwerkingsverantwoordelijke. WorkVine ondersteunt de organisatie bij de afhandeling volgens de verwerkersovereenkomst. Je kunt ook contact opnemen met ons via het hierboven genoemde adres.

10. Cookies en tracking

Bij het bezoeken van onze website krijg je een cookiebanner te zien. Hiermee kun je zelf aangeven welke cookies je toestaat. Wij gebruiken:

• Functionele cookies – noodzakelijk voor correcte werking van de website (altijd actief)
• Analytische cookies – om het gebruik van de website anoniem te meten via Google Analytics 4 (alleen na toestemming)
• Marketingcookies – bijvoorbeeld voor LinkedIn- of remarketingpixels (alleen na toestemming)

De toestemmingskeuze wordt opgeslagen in een functionele cookie en is maximaal 12 maanden geldig. Je kunt je voorkeur op elk moment aanpassen via de cookiebanner. Klik hier om deze opnieuw te openen.

11. Waar worden persoonsgegevens verwerkt?

Voor klant- en medewerkersdata binnen het WorkVine-platform werken wij met Europese hosting en een EU-only verwerkersketen. De applicatiegegevens worden verwerkt en onderhouden binnen de door WorkVine geconfigureerde Europese Google Cloud-omgevingen. Nadere afspraken over subverwerkers en doorgiften staan in de verwerkersovereenkomst.

Voor websiteanalyse gebruiken wij Google Analytics 4, alleen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Google gebruikt regionale infrastructuur voor het verzamelen van meetgegevens. Dat betekent niet dat alle verdere verwerking uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvindt. Google kan gegevens ook buiten de EER verwerken.

Google beschrijft de verwerking en de afspraken voor internationale doorgiften in zijn Google Ads Data Processing Terms.

12. Functionaris Gegevensbescherming

WorkVine is niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen, maar heeft intern een privacy-contactpersoon aangewezen die toeziet op AVG-naleving.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je actief.

14. Contact

Voor vragen of verzoeken kun je contact opnemen via:

• E-mail: privacy@workvine.nl