Veelgestelde vragen over WorkVine

WorkVine is een platform waarin organisaties planning, HR-processen en medewerkerontwikkeling beheren in één systeem. Van urenregistratie en verlof tot verzuim, gesprekken en opleidingen: alle onderdelen werken samen en delen dezelfde data. Managers sturen op processen, medewerkers regelen hun zaken via de app en HR houdt centraal overzicht. Het platform is ingericht op de Nederlandse praktijk, inclusief AVG en ondersteuning voor de Wet verbetering poortwachter.

HR software ondersteunt organisaties bij processen rondom medewerkers, zoals urenregistratie, verlof, verzuim en HR-dossiers. In plaats van losse tools werk je in één systeem waarin gegevens centraal worden vastgelegd en gebruikt. Dit voorkomt dubbel werk en fouten. Voor Nederlandse organisaties is het belangrijk dat de software aansluit op wetgeving zoals de AVG en de Wet verbetering poortwachter.

WorkVine wordt gebruikt door organisaties die hun personeelsprocessen gestructureerd willen inrichten en meerdere processen combineren in één systeem. Denk aan situaties waar urenregistratie, verlof, verzuim en planning nu nog verspreid zijn over verschillende tools of handmatig worden bijgehouden. Het platform is geschikt voor zowel operationele organisaties als organisaties met formele HR-structuren en compliance-eisen. Voor zeer kleine teams zonder vaste processen is het doorgaans minder passend.

WorkVine kan ook met kleinere teams worden gebruikt, maar komt het best tot zijn recht wanneer meerdere processen samenkomen zoals urenregistratie, verlof en verzuim. Het platform is ontworpen om mee te groeien met de organisatie. Je hoeft daardoor niet van systeem te wisselen wanneer je groeit.

Veel HR-systemen richten zich op één onderdeel, zoals alleen planning of alleen HR-dossiers. WorkVine combineert meerdere processen in één systeem, waardoor gegevens direct met elkaar verbonden zijn. Dit betekent dat informatie niet handmatig tussen systemen hoeft te worden overgenomen. Het resultaat is één actueel overzicht van medewerkers en processen.

Ja. WorkVine is volledig cloudgebaseerd en werkt via de browser en via de medewerker app voor iOS en Android. Er is geen installatie nodig en updates worden automatisch doorgevoerd. Gebruikers werken altijd in dezelfde actuele versie. Gegevens worden centraal opgeslagen en beheerd.

Ja. Je kunt een demo aanvragen waarin het platform wordt getoond op basis van jouw processen. Je ziet hoe verschillende onderdelen zoals urenregistratie, verzuim en planning samenwerken. De demo is bedoeld om te beoordelen of het aansluit op je organisatie. Daarna bepaal je zelf of je wilt starten.

Ja. Medewerkers gebruiken een app voor iOS en Android of de webversie om hun rooster te bekijken, uren te registreren, verlof aan te vragen en acties uit te voeren. Managers en HR werken voornamelijk via de browser. Meldingen en acties zijn ook mobiel te volgen en af te handelen.

Ja. De medewerker app is onderdeel van het platform. Medewerkers kunnen hun rooster bekijken, uren registreren, verlof aanvragen, beschikbaarheid doorgeven en trainingen volgen. Ziekmeldingen kunnen ook via de app worden doorgegeven. De app is beschikbaar voor iOS en Android.

Ja. Je kunt de Medewerker App voor iOS en Android laten uitvoeren met de naam en het logo van je organisatie. De functionaliteit blijft gelijk aan de standaardapp. Een eigen app kost €25 per app-platform per maand; iOS en Android gelden als aparte app-platformen.

WorkVine kost €6 per actieve medewerker per maand. Bij 12 maanden vooruitbetaling betaal je €5 per actieve medewerker per maand. Alle platformmodules zijn inbegrepen. Je activeert alleen wat je organisatie gebruikt. Alle genoemde prijzen zijn exclusief btw.

We helpen je op weg. Basisimplementatie en begeleiding bij de start zijn inbegrepen, zolang de benodigde ondersteuning binnen een gebruikelijke inrichting blijft. Is uitgebreidere begeleiding nodig, zoals het trainen van de hele organisatie? Dan bespreken we vooraf de aanpak en eventuele aanvullende kosten.

Bij maandelijkse facturatie betaal je €6 per actieve medewerker per maand en kun je maandelijks opzeggen. Betaal je 12 maanden vooruit, dan betaal je €5 per actieve medewerker per maand. Na die periode kun je opnieuw voor 12 maanden vooruitbetalen of overstappen op maandelijkse facturatie tegen €6. Stop je eerder? Dan ontvang je geen terugbetaling over het ongebruikte deel van de vooruitbetaalde periode. Alle prijzen zijn exclusief btw.

Ondersteuning bij het gebruik van WorkVine is inbegrepen. Binnen jullie organisatie werken we met een vast aanspreekpunt dat gebruikersvragen bundelt en dagelijkse instellingen en kleine aanpassingen zelf beheert. Heeft jullie organisatie meer begeleiding nodig? Dan maken we daar samen passende afspraken over.

Elektronisch ondertekenen kost vanaf €1 per ondertekenverzoek, afhankelijk van het volume. Deze gebruikskosten komen boven op het platformabonnement. Stel overeenkomsten op in WorkVine en laat ze elektronisch ondertekenen.

Je betaalt alleen voor actieve medewerkers. Medewerkers die niet actief zijn in het systeem worden niet meegenomen in de facturatie. Dit zorgt ervoor dat kosten meebewegen met je organisatie.

Ja. Via WorkVine kun je de volledige salarisadministratie laten verzorgen door gespecialiseerde verloningspartners. Je team controleert de uren in WorkVine. Samen spreken we af welke werkzaamheden de partner uitvoert en welke kosten daarbij horen. Deze dienstverlening staat los van een API-koppeling met jullie bestaande salarispakket.

Een loonstrook kost vanaf €3,90 per verloningsronde. De vanafprijs geldt voor één loonstrook en is geen totaalprijs voor volledige salarisadministratie. De kosten voor aanvullende dienstverlening hangen af van de afgesproken werkzaamheden.

Ja. WorkVine kan gefiatteerde uren zonder herinvoer overdragen aan ieder salarispakket dat de benodigde API biedt. Denk aan Nmbrs, Loket.nl, AFAS, Exact Online Salaris, YouServe, Youforce, ADP en SD Worx. Jullie salarisadministrateur of accountant blijft in het eigen pakket werken. We stemmen API-toegang, urensoorten en gegevensvelden af op jullie salarisproces.

Ja. Alle platformmodules zijn beschikbaar binnen het abonnement. Je activeert alleen wat jullie gebruiken, zodat de omgeving overzichtelijk blijft. Een eigen app, verloning via partners en aanvullende inrichting of koppelingen vallen buiten het platformtarief. Bij cursussen van WorkVine en opleiders gelden de voorwaarden van de betreffende cursus.

Facturatie gebeurt op basis van het aantal actieve medewerkers in het platform. Dit aantal wordt periodiek vastgesteld en gefactureerd volgens de gekozen abonnementsvorm. Je ontvangt hiervoor een overzichtelijke factuur.

De basisinrichting kan meestal binnen één dag worden opgezet. Je begint met het toevoegen van medewerkers, teams en basisinstellingen. Daarna kun je starten met de processen die voor jouw organisatie relevant zijn, zoals urenregistratie, verlof, verzuim of planning. Verdere inrichting kan later stap voor stap worden uitgebreid.

Ja. Medewerkergegevens, contractinformatie en roosters kunnen worden geïmporteerd vanuit bestaande systemen of spreadsheets. De mogelijkheden hangen af van de kwaliteit en structuur van de beschikbare data. Dit kan per situatie worden afgestemd.

Nee. Het platform is zo ingericht dat de meeste gebruikers zonder uitgebreide training kunnen werken. Medewerkers gebruiken de app voor hun dagelijkse acties en managers werken vanuit een overzichtelijke interface. Voor organisaties die ondersteuning willen bij inrichting of werkwijze, is begeleiding mogelijk.

Ja. Medewerkers voeren zelf acties uit zoals uren registreren, verlof aanvragen, trainingen volgen en gesprekken bevestigen. Dit vermindert handmatig werk voor HR en leidinggevenden. De mate van toegang is instelbaar via rollen en rechten.

Ja. Je kunt teams, locaties en processen uitbreiden zonder van systeem te wisselen. De structuur van het platform blijft hetzelfde, ongeacht de grootte van de organisatie. Hierdoor blijft het systeem beheersbaar bij groei.

Ja. Je kunt meerdere teams, locaties en afdelingen beheren binnen één omgeving. Toegang en inzicht worden geregeld via rollen en rechten. Managers zien alleen hun eigen teams, terwijl HR een centraal overzicht heeft.

Ja. Het platform ondersteunt Nederlands en Engels. Gebruikers kunnen hun voorkeurstaal instellen. Dit maakt het geschikt voor organisaties met internationale medewerkers.

Ja. Maak roosters met contracturen, beschikbaarheid, verlof en verzuim in beeld. Gebruik werkschema’s en sjablonen als basis en leg tijden en locaties per dienst vast. Medewerkers bekijken hun actuele rooster in de Medewerker App. De planner kan een gekozen roosterperiode per e-mail delen; een wijziging verstuurt niet vanzelf een e-mail.

Ja. Het platform bevat een community voor organisatie-updates en een chatfunctie voor directe communicatie. Hierdoor blijft communicatie gekoppeld aan werk en teams. Je hoeft geen aparte tools te gebruiken.

Ja. Medewerkers kunnen via de app een dienst aanbieden ter overname. Collega’s kunnen deze dienst overnemen, waarna de leidinggevende de wijziging goedkeurt. Na goedkeuring wordt het rooster automatisch bijgewerkt. Dit vermindert handmatig planningswerk voor leidinggevenden.

Ja. Met Capaciteitsplanning leg je per locatie, werkruimte en werkblok vast hoeveel mensen nodig zijn en welke kwalificaties of toezichtvoorwaarden gelden. Bij het toewijzen van medewerkers zie je waar de bezetting voldoet, aandacht vraagt of een blokkade oplevert. Zo bespreek je knelpunten voordat het werk begint. De organisatie bepaalt de voorwaarden en blijft verantwoordelijk voor de beoordeling.

Je kunt per medewerker werkschema’s en basisinformatie vastleggen in het medewerkerprofiel. Deze zijn inzichtelijk voor leidinggevenden via de collega-module en het werkschema-overzicht. Bij het maken van roosters gebruiken zij dit als referentie. Het systeem dwingt geen automatische contractlimieten af, maar ondersteunt bij het maken van een passende planning.

Ja. Je kunt werken met vaste werkschema’s en sjablonen die je hergebruikt voor terugkerende roosters. Dit bespaart tijd bij het plannen van teams met stabiele werkpatronen. Afwijkingen pas je handmatig aan bovenop het sjabloon. Zo heb je een vaste basis met ruimte voor wijzigingen.

Medewerkers registreren uren via de ingeschakelde klokfunctie of handmatige invoer. De leidinggevende vergelijkt de registratie met het rooster, verlof en verzuim en controleert de dag. Werk- en verzuimuren kunnen op dezelfde dag voorkomen en bij fiattering worden gesplitst. De goedgekeurde uren vormen daarna de basis voor urenrapportage en overdracht naar salarisverwerking.

Ja. Medewerkers dienen verlofaanvragen in via de app en managers beoordelen deze. Verlofsaldo wordt automatisch bijgehouden en is zichtbaar voor zowel medewerker als HR. Goedgekeurd verlof wordt direct verwerkt in andere processen zoals planning en rapportages. Hierdoor blijft het overzicht actueel.

Ziekmeldingen worden vastgelegd met basisinformatie zoals de eerste ziektedag en verwachte hersteldatum. Het systeem ondersteunt het volledige proces inclusief opvolging, contactmomenten en dossieropbouw. Verzuim wordt zichtbaar in andere onderdelen zoals planning en rapportages. Alle stappen worden vastgelegd in het verzuimdossier.

De medewerker meldt zich ziek via de app of de leidinggevende registreert de ziekmelding in het systeem. Daarna start het verzuimproces met de bijbehorende stappen en deadlines. Het eerste contactmoment vindt doorgaans binnen een week plaats. Alle vervolgstappen worden bewaakt en inzichtelijk gemaakt voor HR en de leidinggevende.

Ja. Het systeem ondersteunt het WvP-proces met vaste stappen en signaleringen zoals de probleemanalyse in week 6 en het plan van aanpak in week 8. Ook evaluatiemomenten worden bewaakt en zichtbaar gemaakt. Dit helpt om het proces correct en tijdig te doorlopen. Alle acties worden vastgelegd in het verzuimdossier.

Als verplichte stappen in het WvP-proces te laat worden uitgevoerd, kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat je als werkgever verplicht bent het loon langer door te betalen dan de standaardperiode. WorkVine signaleert naderende deadlines zodat je tijdig kunt handelen. Het systeem ondersteunt het proces, maar vervangt geen juridisch advies.

Een plan van aanpak is een verplicht onderdeel van het WvP-proces en wordt uiterlijk in week 8 opgesteld. Het document beschrijft de re-integratiedoelen en afspraken tussen werkgever en medewerker. In WorkVine wordt dit ondersteund in het verzuimdossier. Beide partijen kunnen het plan inzien en bevestigen.

Toegang tot verzuimdossiers wordt geregeld via rollen en rechten. WorkVine ondersteunt het vastleggen van procesgegevens, zoals de eerste ziektedag, contactmomenten en vervolgacties. Diagnoses en medische details horen niet in dit procesdossier. Zo hebben de betrokken collega’s overzicht over de opvolging, binnen hun toegangsrechten.

HR-trajecten geven gesprekken en afspraken een eigenaar, periode en zichtbaar vervolg. Gebruik een POP voor gezamenlijke ontwikkeling, Performance-management voor beoordelingen en Digitale formulieren voor jullie eigen HR-formats. Ook coaching, verbetertrajecten en stagebegeleiding kunnen als traject worden ingericht. De leidinggevende werkt in Office; de medewerker leest, reageert en bevestigt in de Medewerker App.

Zij stellen samen ontwikkeldoelen vast en verdelen die in mijlpalen met een datum en succescriteria. Bij een mijlpaal kunnen zij chatten en acties en documenten terugvinden. De medewerker werkt in de Medewerker App; de leidinggevende begeleidt vanuit Office. Doelen, voortgang en feedback blijven zo bij elkaar.

Ja. Performance-management biedt een standaard beoordelingsformulier met inhoudelijke vragen, competenties, scores en ruimte voor onderbouwing. De manager vult de beoordeling in Office in en deelt deze met de medewerker. Die kan lezen, reageren en bevestigen in de Medewerker App. WorkVine kan het formulier aanpassen aan jullie functies en criteria. Een leesbevestiging betekent niet automatisch instemming met ieder beoordelingspunt.

Ja. Jullie leveren het bestaande formulier, de vragen en de gewenste werkwijze aan. WorkVine richt daarvoor een herbruikbaar digitaal sjabloon in en spreekt met jullie af wie invult, deelt en bevestigt. Medewerkerfeedback en leesbevestiging blijven bij het formulier beschikbaar. Het is een inrichtingsdienst, geen formulierbouwer die jullie zelf hoeven te bedienen.

Een functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek gericht op ontwikkeling en samenwerking. Er wordt geen formeel oordeel gegeven. Een beoordelingsgesprek is een eenzijdige beoordeling door de leidinggevende op basis van vooraf gestelde criteria. In WorkVine kun je beide typen gesprekken vastleggen binnen HR-trajecten.

Ja. Na afronding van een gesprek kan het verslag worden gedeeld met de medewerker via het systeem. De medewerker ontvangt een melding en kan het verslag inzien en bevestigen. De bevestiging wordt vastgelegd met een tijdstempel in het dossier. Dit zorgt voor aantoonbare vastlegging van het gesprek.

Een verbetertraject wordt ingericht als HR-traject met doelen, gesprekken en actiepunten. Gedurende het traject voeg je notities, documenten en voortgang toe. Medewerkers hebben inzicht in hun eigen traject via de app. Alle stappen worden vastgelegd in het dossier.

HR zet een gerichte documentaanvraag klaar. De medewerker levert de gevraagde gegevens en het bewijsbestand aan via een actie in de Medewerker App. Daarna krijgt een Office-gebruiker een controletaak. Het document, de verantwoordelijke en de afronding blijven bij elkaar. Voor het opstellen en ondertekenen van contracten gebruik je de aparte module Overeenkomsten.

Ja. Met Overeenkomsten stel je een document op vanuit een template, vul je medewerkergegevens in en controleer je de inhoud. Daarna kun je de overeenkomst elektronisch laten ondertekenen via Scribble. PDF-export en documentstatus blijven bij dezelfde overeenkomst beschikbaar. Een leesbevestiging is een afzonderlijke stap en geen elektronische handtekening.

Ja. Met Training & Ontwikkeling bied je cursussen aan met video’s, documenten, vragen en toetsen. Medewerkers leren in de Medewerker App. HR en leidinggevenden volgen deelname, voortgang, resultaten en certificaten. Je kunt eigen trainingen combineren met content uit de WorkVine-cursuscatalogus.

Nee. Gebruik content die WorkVine zelf publiceert, cursussen van samenwerkende opleiders en trainingen die jullie zelf maken. Zo combineer je vakkennis met eigen onboarding en werkafspraken. Per cataloguscursus bekijk je de inhoud, uitgever, licentie en certificering. De voorwaarden verschillen per cursus; niet alle externe content is standaard inbegrepen.

Na afronding van een training kan een certificaat worden opgeslagen in het systeem. Je kunt een vervaldatum instellen waarna het certificaat verloopt. Medewerkers kunnen opnieuw worden toegewezen aan de training. HR heeft inzicht in geldige en verlopen certificaten.

Ja. In de collega-module beheer je medewerkers, teams en rollen. Je kunt medewerkers toevoegen, aanpassen en koppelen aan teams en locaties. Toegang wordt geregeld via rollen en rechten. Dit bepaalt welke informatie zichtbaar is per gebruiker.

Ja. Met Inzichten zet je feedbackmetingen uit en bekijk je deelname en resultaten per meetmoment. eNPS brengt de bereidheid om de organisatie als werkgever aan te bevelen in beeld. Met Pulse en enquêtes vraag je door op specifieke thema’s. Bekijk scores samen met respons, antwoordverdeling en eerdere metingen; de uitkomsten zijn een aanleiding voor gesprek en opvolging.

Ja. In Office bekijk je uren- en verzuimrapportages met filters en exportmogelijkheden. Bij Training & Ontwikkeling volg je deelname, voortgang en leerresultaten. Inzichten bevat eNPS, Pulse en enquêteresultaten. Op het Office-startscherm brengen beschikbare widgets dagelijkse acties en relevante cijfers samen, binnen de ingestelde rollen en rechten.

Ja. Met de locatie app kunnen medewerkers in- en uitklokken op een vaste locatie. Deze app toont realtime aanwezigheid en gewerkte uren. De gegevens worden gekoppeld aan urenregistratie en planning. Dit maakt het geschikt voor locaties zoals winkels of werkplekken.

Ja. Bedrijfsmiddelen zoals laptops of andere assets kunnen worden geregistreerd en gekoppeld aan medewerkers. Je houdt bij wie welk middel gebruikt en in welke staat. Ook uitgifte en retour worden vastgelegd. Dit geeft inzicht in gebruik en beheer.

Ja. Je kunt vacatures aanmaken, publiceren waar dit is ingericht, sollicitaties per vacature opvolgen en kandidaatprofielen beheren. WorkVine ondersteunt talentpoolgebruik wanneer daar geldige toestemming voor is gegeven, inclusief interviews, feedback, documenten, vervolgacties en overdracht richting onboarding.

Ja. Je kunt projecten aanmaken en taken toewijzen aan medewerkers of leidinggevenden. Taken hebben een status, deadline en verantwoordelijke. Voortgang is inzichtelijk binnen het projectoverzicht. Dit helpt bij het structureren van werkzaamheden.

WorkVine AI ondersteunt bij zoeken, samenvatten en voorbereiden binnen de inrichting, rechten en context van je organisatie. AI doet niets zelfstandig of op de achtergrond: een gebruiker vraagt om ondersteuning, beoordeelt het resultaat en bepaalt wat ermee gebeurt.

Nee. AI-functionaliteit is optioneel en kan per organisatie worden in- of uitgeschakeld. Je bepaalt zelf waar je het gebruikt.

Nee. Klant- en medewerkersdata wordt niet gebruikt om externe AI-modellen te trainen. AI-functionaliteit werkt binnen de rechten, context en inrichting van de organisatie. Privacygevoelige informatie wordt waar nodig afgeschermd en de beoordeling blijft altijd bij de gebruiker.

Het platform is ingericht met AVG-bewuste uitgangspunten. Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een verwerkersovereenkomst en toegang wordt geregeld via rollen en rechten. Gevoelige gegevens worden beperkt en doelgericht vastgelegd.

Ja. Klant- en medewerkersdata binnen het WorkVine-platform blijft binnen een EU-only verwerkersketen. Dit geldt voor de opslag en verwerking door WorkVine en de betrokken leveranciers en subverwerkers. Platformgegevens worden opgeslagen in Google Cloud Platform binnen de Europese regio eur3 (België en Nederland), met versleuteling tijdens opslag en transport en replicatie over meerdere zones. Dagelijkse back-ups worden 10 dagen bewaard en wekelijkse back-ups 98 dagen.

Ja. WorkVine wordt periodiek getest door middel van penetratietests volgens erkende standaarden zoals PTES en OWASP. Hierbij worden systemen onderzocht op kwetsbaarheden, misconfiguraties en mogelijke aanvalspaden. Bevindingen worden geclassificeerd volgens CVSS en opgevolgd binnen het ontwikkelproces. Dit zorgt ervoor dat beveiligingsrisico’s tijdig worden geïdentificeerd en opgelost.

De klant blijft eigenaar van de gegevens. WorkVine verwerkt deze uitsluitend in opdracht van de klant. Dit wordt vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Ja. Gegevens kunnen worden geëxporteerd voor rapportages, audits of migraties. De beschikbare exports hangen af van de modules en inrichting binnen je organisatie. Exports worden uitgevoerd via rapportages of op aanvraag. Voor specifieke wensen of aanvullende exports kunnen extra kosten in rekening worden gebracht.

Ja. Belangrijke acties worden vastgelegd zodat zichtbaar is wie wijzigingen heeft gedaan en wanneer. Dit ondersteunt controle, verantwoording en auditability binnen HR-processen.