Klantverhaal
City Hub brengt planning en HR samen, met ruimte om verder te groeien
City Hub gebruikte When I Work voor de planning, Excel voor verlof en e-mail voor ziekmeldingen. Met WorkVine komen deze processen samen. Dat geeft medewerkers en planners meer overzicht en maakt de salarisvoorbereiding eenvoudiger.
“Dankzij WorkVine hebben we niet alleen verschillende losse systemen vervangen. We hebben vooral veel meer overzicht gekregen, besparen handmatig werk en kunnen onze HR-processen stap voor stap verder professionaliseren.”
Een groeiende organisatie, verspreide personeelsinformatie
City Hub verzorgt opslag, voorraadbeheer, fulfilment en duurzame stadslogistiek vanuit hubs aan de rand van verschillende Nederlandse steden. Met de groei van de organisatie werd het steeds belangrijker om personeelsprocessen goed op elkaar aan te laten sluiten.
Het rooster stond in When I Work, verlof in Excel en ziek- en betermeldingen kwamen per e-mail binnen. Personeelsdocumenten waren verspreid over bestanden, systemen en mailboxen. Iedere maand betekende dat opnieuw gegevens overnemen en controleren voor de salarisverwerking.
Eerst begrijpen hoe City Hub werkt, daarna gericht inrichten
De kennismaking begon niet met een algemene productpresentatie, maar met de dagelijkse praktijk: waar werkten planners mee, welke informatie stond in Excel en waar kostte afstemming tijd? De demonstratie sloot vervolgens aan op die vragen.
City Hub begon met medewerkerdossiers, planning, verlof en verzuim. Volgens Karel stond de omgeving binnen een week na het aanleveren van de gegevens klaar. Daarna volgden uitleg aan medewerkers en de ingebruikname. Die gefaseerde aanpak liet ruimte om later uit te breiden.
Gecontroleerde uren rechtstreeks naar Nmbrs
De salarisvoorbereiding maakt het verschil tastbaar. Waar City Hub eerder geplande en gewerkte uren handmatig naast elkaar legde, komen de gegevens nu samen in WorkVine.
Uren en afwezigheid bij elkaar
Geplande uren, contracturen, kloktijden, verlof, verzuim en overuren vormen samen de basis voor de controle.
De leidinggevende controleert
De leidinggevende controleert de gegevens en fiatteert de uren voordat ze verdergaan naar de salarisverwerking.
Verder in Nmbrs
Volgens City Hub gaan de gegevens daarna zonder handmatige tussenstappen door naar Nmbrs. Karel beschrijft de voorbereiding als sneller, overzichtelijker en minder foutgevoelig.
Ook voor medewerkers en planners één plek om verder te werken
Medewerkers bekijken in de app hun rooster en met wie ze werken. Ze vragen verlof aan, volgen de status en hun saldo, wisselen diensten en klokken in en uit. Ook communicatie via de community komt daar samen.
Voor planners betekent dit minder informatie verzamelen uit e-mails, berichten en Excel. Aanvragen en wijzigingen staan bij de planning en de medewerker op wie ze betrekking hebben.
Ontdek planning in WorkVineWat City Hub daarmee heeft gewonnen
- Minder overtypen en zoeken: personeelsinformatie en dagelijkse wijzigingen zijn op één plek terug te vinden.
- Efficiëntere salarisvoorbereiding: leidinggevenden controleren de uren voordat de gegevens naar Nmbrs gaan.
- Ruimte om door te groeien: nieuwe onderdelen invoeren wanneer de organisatie eraan toe is.
“De grootste winst zit voor mij in de combinatie van overzicht, eenvoud en groeimogelijkheden.”
De volgende stap: werving overzichtelijker organiseren
City Hub werft doorlopend nieuwe collega’s, onder wie chauffeurs. De organisatie wil de ATS-module gaan inzetten om vacatures, sollicitaties en opvolging samen te brengen. Vacatures in de eigen huisstijl, publicatie op de eigen website en vacaturebank.eu en een talentpool met toestemming zijn daarbij belangrijke wensen.
Ook minder losse systemen en handmatig werk?
Vertel ons hoe jullie planning en personeelsadministratie nu werken. We bespreken waar het eenvoudiger kan en laten zien welke onderdelen daarbij passen.
Bespreek jullie personeelsprocessen