Verzamel actuele input
Breng beschikbaarheid, contracturen, verlof en verzuim samen voordat het roosteren begint.
Waarom planning vastloopt
De planning loopt niet vast op het rooster, maar op de informatie eromheen
Beschikbaarheid komt via berichten binnen, verlof staat ergens anders en na een ziekmelding circuleert al snel een tweede versie. Daardoor besteedt de planner tijd aan verzamelen, controleren en opnieuw informeren. WorkVine brengt input, rooster, wijzigingen en opvolging samen in één werkproces, met de planner aan het stuur.
Maak en verstuur het rooster
Plan diensten met de juiste context en verstuur het rooster bewust naar de betrokken medewerkers.
Beheers wijzigingen en uren
Houd dienstwissels, conflicten en afwijkingen tussen geplande en geregistreerde uren opvolgbaar.
1. Beschikbaarheid
Rooster met actuele beschikbaarheid, niet met losse berichten
Medewerkers geven per dag één of meer beschikbare tijdvakken door in de Medewerker App. Een eerdere week kopiëren maakt terugkerende beschikbaarheid snel opnieuw bruikbaar.
De planner hoeft die informatie niet over te nemen uit berichten of losse lijsten. Tijdens het roosteren staat beschikbaarheid naast contracturen, verlof en verzuim, met filters om gericht te werken.
2. Roosterbasis
Bouw een werkbaar rooster met zicht op uren en afwezigheid
Leg per dienst de begin- en eindtijd, locatie, het label en een eventuele notitie vast. Tijdens het plannen blijft zichtbaar hoe geplande uren zich tot contracturen verhouden.
Roostersjablonen en werkpatronen geven terugkerende weken een praktisch vertrekpunt. De planner blijft degene die de afweging maakt en het rooster samenstelt.
3. Publiceren
Deel het rooster wanneer het klopt, met context voor de medewerker
De planner kiest de medewerker en roosterperiode en verstuurt het rooster handmatig per e-mail. Daarbij kan een persoonlijke toelichting worden toegevoegd.
Desgewenst plaatst de planner daarnaast een appactie. Bij latere wijzigingen bepaalt de planner zelf of de aangepaste periode opnieuw per e-mail wordt verstuurd.
4. Medewerker App
Geef medewerkers één plek voor hun actuele diensten
In de Medewerker App ziet iedere medewerker de eigen actuele diensten en per dienst de details, zoals tijd, locatie en roosterinformatie.
Zo hoeft een medewerker bij een wijziging niet terug te zoeken in een oude e-mail. De app blijft de actuele bron; de planner bepaalt of een wijziging opnieuw per e-mail wordt verstuurd.
5. Dienstwissels
Laat een dienstwissel door het rooster lopen, niet eromheen
Een medewerker kan een dienst aanbieden aan een collega of aan het team. WorkVine controleert daarbij op conflicten met bestaande diensten, verlof en verzuim.
Wanneer goedkeuring nodig is, neemt de manager het besluit. Na verwerking worden het rooster en de meldingen in de app bijgewerkt. Een manager kan ook zelf een open dienst aanbieden.
6. Uitvoering
Verbind het rooster met wat er werkelijk is gewerkt
In combinatie met Tijdregistratie en de Locatie App wordt zichtbaar wanneer de uitvoering afwijkt van de planning. Duurt een aanwezigheid langer dan gepland, dan wordt dit rood gemarkeerd als signaal, nooit als automatische afwijzing.
De manager vergelijkt geplande en geregistreerde uren en kan de registratie vervolgens goedkeuren of afwijzen. Zo eindigt het roosterproces niet bij publiceren, maar bij controleerbare uren.
Wat er verandert
Minder afstemmen over het rooster. Meer grip wanneer het verandert.
In de app staat de actuele planning; iedere rol ziet precies de informatie en beslissingen die voor het eigen werk nodig zijn.
Voor de planner
Plan met actuele input, deel het rooster bewust en houd de planning in de app actueel.
Voor de medewerker
Geef beschikbaarheid door, bekijk actuele diensten en bied een dienst aan zonder omweg buiten WorkVine.
Voor de manager
Beoordeel dienstwissels en urenafwijkingen op het moment dat een besluit nodig is.
Past dit bij jullie?
Voor organisaties waar het rooster tijdens de week blijft bewegen
WorkVine Planning past bij organisaties die niet alleen een weekrooster willen maken, maar ook de informatie en wijzigingen eromheen beheersbaar willen houden.
- Beschikbaarheid verschilt per medewerker, dag of week.
- Teams werken met wisselende diensten, locaties of werktijden.
- Verlof en verzuim veranderen regelmatig een al gemaakte planning.
- Medewerkers moeten wijzigingen kunnen terugvinden zonder losse berichtenstromen.
- Managers willen geplande en geregistreerde uren gericht kunnen beoordelen.
Eerst bepalen hoeveel mensen en welke kwalificaties een werkruimte nodig heeft? Dat ondersteunt WorkVine met de afzonderlijke module Capaciteitsplanning.
Mogelijkheden
Personeelsplanning van beschikbaarheid tot urencontrole
Vergelijk jullie huidige roosterproces stap voor stap: van beschikbaarheid en diensten tot wijzigingen en urencontrole.
Beschikbaarheid en afwezigheid
- Meerdere beschikbare tijdvakken per dag
- Beschikbaarheid van een eerdere week kopiëren
- Beschikbaarheid, verlof en verzuim naast het rooster
Rooster samenstellen
- Diensten met tijd, locatie, label en notitie
- Geplande uren naast contracturen
- Roostersjablonen en werkpatronen
Delen en wijzigen
- Rooster handmatig per medewerker en periode e-mailen
- Persoonlijke toelichting en optionele appactie
- Diensten aanbieden met eventuele managergoedkeuring
Uitvoering en fiattering
- Actuele diensten in de Medewerker App
- Geplande en geregistreerde uren vergelijken
- Afwijkingen signaleren en uren goed- of afkeuren
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over personeelsplanning
Heldere antwoorden over beschikbaarheid, roosters delen, dienstwissels, urencontrole en het verschil met capaciteitsplanning.
Wat doet personeelsplanning software?
Personeelsplanning software brengt beschikbaarheid, afwezigheid, contracturen, diensten en roosterwijzigingen samen. WorkVine verbindt die planning daarnaast met de Medewerker App en, wanneer gebruikt, met tijdregistratie en fiattering.
Maakt WorkVine automatisch het rooster?
Nee. WorkVine toont de relevante informatie en geeft de planner hulpmiddelen zoals filters, sjablonen en werkpatronen. De planner maakt zelf de afwegingen en stelt het rooster samen.
Hoe geven medewerkers hun beschikbaarheid door?
Medewerkers geven in de Medewerker App per dag één of meer beschikbare tijdvakken op. Zij kunnen ook de beschikbaarheid van een eerdere week kopiëren.
Zijn verlof en verzuim zichtbaar tijdens het roosteren?
Ja. Verlof en verzuim worden samen met beschikbaarheid en contracturen in de planningscontext getoond, zodat de planner ze kan meenemen in de afweging.
Kan ik het rooster per e-mail versturen?
Ja. De planner kiest handmatig de medewerker en roosterperiode en kan een persoonlijke toelichting toevoegen. Daarnaast kan optioneel een actie in de Medewerker App worden geplaatst. WorkVine verstuurt niet automatisch na iedere roosterwijziging een e-mail.
Kunnen medewerkers onderling diensten ruilen?
Een medewerker kan een dienst aanbieden aan een collega of het team. WorkVine controleert op conflicten met bestaande diensten, verlof en verzuim. Als de ingestelde werkwijze dat vereist, beslist een manager over de wissel.
Kan ik geplande en gewerkte uren vergelijken?
Ja, wanneer Planning wordt gebruikt met Tijdregistratie. Een manager vergelijkt geplande en geregistreerde uren en kan de registratie goedkeuren of afwijzen. De Locatie App kan aanvullend op locatie laten klokken en een langere aanwezigheid rood signaleren.
Wat is het verschil tussen Planning en Capaciteitsplanning?
Planning gaat over het inroosteren van medewerkers en diensten. Capaciteitsplanning bepaalt per locatie, werkruimte en werkblok hoeveel medewerkers en welke kwalificaties nodig zijn. De modules sluiten op elkaar aan, maar hebben ieder een eigen doel.
Klantverhaal: City Hub
City Hub verruilde een losse planningstool voor planning die samenwerkt met verlof, urencontrole en personeelsdossiers.
Lees het verhaal van City Hub →Waar werk, mens en groei samenkomen
Leg jullie roosterpraktijk naast WorkVine
Neem één herkenbare roosterweek mee. In de demo laten we zien hoe beschikbaarheid, roosteren, versturen, dienstwissels en urencontrole in één werkproces samenkomen.