Behoud wat werkt
Jullie vragen en toelichting vormen het vertrekpunt. Je hoeft geen nieuw HR-proces te bedenken.
Van bestaand formulier naar vaste flow
Het formulier is goed. Het rondsturen kost tijd.
De ene versie staat in een mailbox, de andere op een gedeelde schijf. Wie heeft gereageerd en wat is afgesproken? Maak van jullie bestaande formulier één herkenbare werkwijze.
Vul in op één plek
De verantwoordelijke legt antwoorden en afspraken vast in het ingerichte formulier, zonder bijlagen heen en weer te sturen.
Krijg terugkoppeling
De medewerker leest, reageert en bevestigt ontvangst. De reactie blijft bij het formulier beschikbaar.
Jullie formulier als vertrekpunt
Behoud jullie vragen. Laat WorkVine de digitale versie inrichten.
Je levert het formulier aan dat jullie al gebruiken, met de uitleg bij de vragen en de afspraken over invullen, delen en bevestigen. WorkVine zet dit om naar een herbruikbaar digitaal sjabloon.
Zo blijven de onderwerpen herkenbaar voor je team. Het voorbeeld laat een eigen functioneringsformulier zien, met een benoemd sjabloon en een versie. Je hoeft zelf geen formulierenbouwer te leren gebruiken.
Invullen en bespreken
Geef het gesprek houvast en leg de afspraken meteen vast.
De leidinggevende vult het ingerichte formulier in Office in. Vaste vragen en toelichtingen helpen om de onderwerpen te bespreken die jullie belangrijk vinden. Antwoorden en concrete vervolgafspraken staan direct bij elkaar.
In dit voorbeeld gaat het om resultaten, samenwerking en een vervolgafspraak. Welke vragen en rollen jullie gebruiken, bepalen we bij de inrichting. De inhoud is van jullie, de digitale uitvoering verzorgen wij.
Delen en terugkoppelen
Laat de medewerker lezen én reageren.
Na het invullen deelt de leidinggevende het formulier met de medewerker. Die kan het in de Medewerker App teruglezen, een eigen reactie toevoegen en bevestigen dat het is ontvangen en gelezen.
De terugkoppeling blijft bij hetzelfde formulier staan. Zo hoef je een reactie niet uit een aparte mail over te nemen en kunnen beide partijen terugzien wat is vastgelegd.
Terugvinden en opvolgen
Weet wat is gedeeld, gelezen en afgesproken.
Het formulier, de medewerkerreactie en de bevestiging blijven beschikbaar binnen het HR-traject. De tijdlijn laat zien wie het formulier heeft gedeeld, ingediend en bevestigd. Manager en medewerker vinden het vanuit hun eigen app terug.
Bij het volgende gesprek pak je de vastgelegde afspraken erbij. Dat geeft continuïteit zonder te zoeken naar de juiste bijlage. De toegang volgt de rollen en rechten binnen het traject.
Digitale werkstroom
Jullie inhoud, met een duidelijk vervolg
Digitale HR-formulieren verbinden de vragen van je organisatie met het werk van managers en medewerkers. WorkVine verzorgt de inrichting; jullie gebruiken het formulier.
Een formulier op maat
- Jullie bestaande vragen en toelichting als basis
- Inrichting door WorkVine, afgestemd op jullie proces
- Een herbruikbaar sjabloon met naam en versie
Duidelijk voor iedere rol
- Afspreken wie invult, deelt en bevestigt
- Leidinggevende werkt in Office
- Medewerker leest en reageert in de Medewerker App
Het vervolg blijft in beeld
- Antwoorden en vervolgafspraken bij het formulier
- Medewerkerfeedback en ontvangst- of leesbevestiging
- Terugvinden binnen het HR-traject en de geldende rechten
Veelgestelde vragen
Zo werkt het met jullie eigen formulier
Wat lever je aan, wie vult in en wat betekent een bevestiging?
Kunnen we ons bestaande HR-formulier blijven gebruiken?
Ja. Jullie bestaande vragen, toelichtingen en procesafspraken vormen het uitgangspunt. WorkVine richt er een herbruikbaar digitaal sjabloon voor in. Samen stemmen we af wie invult, wanneer het wordt gedeeld en welke bevestiging nodig is.
Wat moeten we aanleveren voor de inrichting?
Neem het formulier mee dat jullie nu gebruiken en licht toe hoe het in de praktijk wordt ingevuld en besproken. Geef ook aan wie betrokken zijn en hoe jullie de terugkoppeling willen organiseren. Dat bespreken we tijdens de demo.
Moeten we het digitale formulier zelf bouwen?
Nee, WorkVine verzorgt de inrichting. Jullie leveren de inhoud en de gewenste werkwijze aan. Het is geen self-service formulierenbouwer; je team gebruikt daarna het ingerichte sjabloon binnen het afgesproken HR-proces.
Kan de medewerker reageren en ontvangst bevestigen?
Ja. In de beschreven werkstroom leest de medewerker het gedeelde formulier in de Medewerker App, voegt een reactie toe en bevestigt ontvangst en lezen. De reactie en bevestiging blijven bij het formulier zichtbaar voor de betrokken partijen.
Is een leesbevestiging hetzelfde als ondertekenen?
Nee. Een ontvangst- of leesbevestiging is geen elektronische handtekening en geen juridisch akkoord met de inhoud. Voor het ondertekenen van overeenkomsten heeft WorkVine een aparte oplossing met Scribble.
Wat is het verschil met Performance-management en POP?
Bij Digitale formulieren is jullie eigen formulier het vertrekpunt. Performance-management biedt een standaard beoordelingsinstrument met vragen, competenties en scores, dat ook aangepast kan worden. POP richt zich op gezamenlijke ontwikkeldoelen, mijlpalen en de gesprekken over de voortgang.
Waar werk, mens en groei samenkomen
Neem je eigen formulier mee naar de demo.
Laat zien hoe jullie nu werken. We bespreken welke vragen blijven, wie welke stap uitvoert en hoe het formulier digitaal aansluit op jullie praktijk.