Wat is een ATS? Van vacature en sollicitatie naar aanname
Een ATS brengt vacatures, kandidaten en besluiten samen. Lees hoe de stappen verschillen en wat er na aanname naar onboarding moet.
Wat is het verschil tussen een ATS, recruitmentsite en vacaturebank?
- ATS: beheert de interne stappen rond vacatures, sollicitaties, kandidaten, feedback en besluiten.
- Recruitmentsite of werken-bijsite: presenteert de werkgever en de eigen vacatures aan kandidaten.
- Vacaturebank: toont vacatures van meerdere werkgevers en helpt werkzoekenden om vacatures te vinden.
- Eén oplossing kan deze onderdelen verbinden. Controleer altijd welk onderdeel de gegevens beheert en waar kandidaten daadwerkelijk solliciteren.
Wanneer wordt een ATS relevant?
- Sollicitaties komen binnen via verschillende mailboxen, formulieren of spreadsheets.
- Recruiters en leidinggevenden gebruiken ieder een eigen overzicht of versie van kandidaatnotities.
- Het is niet duidelijk welke kandidaat in welke stap van de procedure zit.
- Feedback, afspraken en besluiten zijn achteraf moeilijk terug te vinden.
- Dezelfde kandidaat solliciteert op meerdere vacatures, maar de informatie raakt verspreid.
- Gegevens van afgewezen kandidaten blijven zonder duidelijk doel of bewaartermijn staan.
- Na aanname moeten gegevens opnieuw worden ingevoerd voor onboarding of het medewerkerdossier.
Leg de vacature en verantwoordelijkheden vast
Begin met een duidelijke vacature. Leg de functie, locatie, uren, eisen en contactpersoon vast. Spreek ook af wie de vacature goedkeurt en wie kandidaten mag bekijken of beoordelen. Maak vooraf onderscheid tussen noodzakelijke functie-eisen en voorkeuren. Zo kunnen recruiters en leidinggevenden kandidaten langs dezelfde criteria beoordelen. Een ATS kan deze informatie en rollen vastleggen. De organisatie blijft verantwoordelijk voor de inhoud van de vacature en een zorgvuldige selectieprocedure.
Publiceer via kanalen die werkelijk zijn ingericht
Na goedkeuring kan een vacature op een eigen recruitmentsite of via andere ingerichte kanalen worden gepubliceerd. Controleer per kanaal of de koppeling live is, welke gegevens worden gedeeld en waar de kandidaat solliciteert. Gebruik op iedere vacaturepagina een volledige en actuele functiebeschrijving. Geldige JobPosting-structured data kan een openbare vacaturepagina geschikt maken voor de vacature-ervaring van Google. Dat garandeert niet dat Google de vacature toont of hoger plaatst. Sluit de vacature en werk de openbare pagina bij zodra deze niet meer openstaat.
Leg iedere sollicitatie bij de juiste vacature vast
Een sollicitatie hoort bij één concrete vacatureprocedure. Leg vast wanneer de sollicitatie is ontvangen, via welke bron zij binnenkwam en welke status de procedure heeft. Stuur de kandidaat een duidelijke ontvangstbevestiging en informatie over de verwerking van persoonsgegevens. Vraag alleen om gegevens die voor de vacature en procedure nodig zijn. Houd interne notities, beoordelingen en kandidaatgegevens buiten de openbare vacaturepagina. Geef alleen medewerkers toegang die deze informatie voor hun rol nodig hebben.
Houd kandidaat en sollicitatie van elkaar gescheiden
Een kandidaat is een persoon. Een sollicitatie is de deelname van die persoon aan één vacatureprocedure. Eén kandidaat kan daarom meerdere sollicitaties hebben. Bewaar contactgegevens en algemene kandidaatcontext op het kandidaatprofiel. Houd status, bron, gesprekken, feedback en besluit per vacature bij de bijbehorende sollicitatie. Deze scheiding voorkomt dat een afwijzing, beoordeling of notitie bij de verkeerde vacature terechtkomt. Zij helpt ook om per doel een passende bewaartermijn en toegang te bepalen.
Organiseer beoordeling en samenwerking
Plan gesprekken en leg vast welke collega een beoordeling of vervolgactie uitvoert. Gebruik vooraf afgesproken functiecriteria en geef betrokkenen alleen toegang tot de informatie die zij nodig hebben. Een ATS kan statussen, feedback en taken bij elkaar houden. De software hoort een recruiter of leidinggevende niet zonder passende waarborgen te vervangen bij een besluit dat grote gevolgen voor een kandidaat heeft. Controleer beoordelingen op feiten, relevantie en professionele taal. Informele opmerkingen horen niet onbeperkt in een kandidaatdossier te blijven staan.
Leg besluit en talentpoolkeuze apart vast
Leg per vacature vast of de kandidaat doorgaat, wordt afgewezen of wordt aangenomen. Communiceer het besluit via de afgesproken route en werk de status tijdig bij. Een sollicitatie betekent niet automatisch dat de organisatie de gegevens ook voor toekomstige vacatures mag blijven gebruiken. Bepaal daarvoor een apart doel en een passende grondslag. Als je toestemming gebruikt, vraag die los, duidelijk en specifiek. Intrekken moet net zo eenvoudig zijn als toestemming geven. Leg ook vast hoe lang talentpoolgegevens worden bewaard.
Draag na aanname alleen noodzakelijke gegevens over
Na het aannamebesluit begint onboarding. Controleer eerst welke kandidaatgegevens juist en nog nodig zijn voor het medewerkerdossier, documenten en de eerste taken. Draag niet automatisch alle sollicitatienotities of beoordelingen over. Leg vast welke gegevens naar de medewerkercontext gaan, wie dit controleert en welke informatie na afronding van de procedure wordt verwijderd. Het ATS blijft eigenaar van de wervingsprocedure. Het onboardingproces begint bij de afgesproken overdracht na aanname.
Kandidaat en sollicitatie: twee verschillende dossiers
- Kandidaatprofiel: bevat algemene gegevens van de persoon waarvoor een duidelijk doel bestaat.
- Sollicitatie: bevat vacature, bron, status, gesprekken, feedback en het besluit binnen één procedure.
- Meerdere vacatures: dezelfde kandidaat kan meerdere afzonderlijke sollicitaties hebben.
- Talentpool: gebruik kandidaatdata voor toekomstige vacatures alleen als doel, grondslag, informatie en bewaartermijn goed zijn geregeld.
Welke privacykeuzes moet je vooraf regelen?
- Doel: leg vast waarvoor je gegevens tijdens de sollicitatie en eventueel daarna gebruikt.
- Minimale gegevens: vraag alleen gegevens die nodig zijn voor de vacature en de procedure.
- Transparantie: vertel kandidaten welke gegevens je verwerkt, waarom, met wie je ze deelt en hoe lang je ze bewaart.
- Toegang: geef recruiters, leidinggevenden en beoordelaars alleen de rechten die bij hun rol passen.
- Bewaartermijn: de Autoriteit Persoonsgegevens noemt verwijderen binnen vier weken na de procedure als praktisch uitgangspunt, tenzij anders is afgesproken. De AVG zelf geeft geen algemene vaste termijn.
- Talentpool: behandel gebruik voor toekomstige vacatures als een apart doel. Toestemming moet, als die wordt gebruikt, vrij, specifiek, aantoonbaar en intrekbaar zijn.
- Verwijderen en corrigeren: richt een proces in voor intrekking, inzage, correctie en verwijdering, ook in exports en gekoppelde systemen.
- Menselijke controle: gebruik software niet als onbeoordeelde eindbeslisser over aannemen of afwijzen.
Waar let je op bij de keuze van een ATS?
- Vacatureproces: laat een vacature van concept en goedkeuring tot sluiting uitvoeren.
- Publicatie: controleer live welke recruitmentsite, vacaturepagina’s en kanalen werkelijk zijn ingericht.
- Kandidaat en sollicitatie: test één kandidaat die op twee vacatures solliciteert.
- Samenwerking: controleer rollen, feedback, gesprekken, taken en de herleidbaarheid van besluiten.
- Privacy: test bewaartermijnen, talentpoolkeuze, intrekking, verwijdering en privacyverzoeken.
- Overdracht na aanname: bepaal welke gegevens naar onboarding en medewerkerdossier gaan en wie dit controleert.
- Export en eigenaarschap: controleer hoe je vacatures, kandidaatgegevens en historie kunt exporteren.
- Gebruiksgemak: laat recruiters én leidinggevenden hun dagelijkse taken uitvoeren zonder aparte spreadsheet.
- Invoering en kosten: vergelijk inrichting, migratie, koppelingen, training, ondersteuning en toekomstig beheer.
- De eerste sollicitatie krijgt eigen gesprekken, feedback, status en besluit.
- Voor de tweede vacature ontstaat een nieuwe sollicitatie met andere beoordelaars en een eigen besluit.
- Bij aanname controleert HR welke gegevens nodig zijn voor onboarding.
- Bij afwijzing en een wens voor toekomstig contact wordt de talentpoolkeuze apart vastgelegd volgens het privacybeleid.
Hoe WorkVine werving en selectie kan ondersteunen
- WorkVine kan vacatures, sollicitaties, kandidaatprofielen, statussen, feedback en vervolgacties in één recruitmentproces beheren. De precieze mogelijkheden hangen af van de actuele inrichting.
- WorkVine kan kandidaatprofiel en sollicitatie per vacature gescheiden houden, een aparte talentpoolkeuze ondersteunen en na aanname de overgang naar onboarding helpen organiseren.
- WorkVine werkt aan een openbare vacaturehub via vacaturebank.eu. Op 29 augustus 2026 was deze website nog niet openbaar beschikbaar. Presenteer hub en kanalen daarom alleen als toekomstig of conditioneel totdat een livecontrole is geslaagd.
- WorkVine ondersteunt vastlegging, signalering en opvolging. De organisatie bepaalt criteria, grondslagen, bewaartermijnen, toegang en besluiten.
Veelgestelde vragen over een ATS
- Waar staat ATS voor? ATS betekent Applicant Tracking System: software voor het volgen en beheren van sollicitaties per vacature.
- Is een ATS hetzelfde als een recruitmentsite? Nee. De recruitmentsite toont de werkgever en vacatures; het ATS beheert de interne sollicitatieprocedure.
- Kan één kandidaat op meerdere vacatures solliciteren? Ja. Houd één kandidaatprofiel aan en leg per vacature een afzonderlijke sollicitatie, status en beslissing vast.
- Hoe lang mag je gegevens van een afgewezen kandidaat bewaren? De AVG kent geen algemene vaste termijn. De AP noemt verwijderen binnen vier weken na de procedure als praktisch uitgangspunt, tenzij anders is afgesproken.
- Mag een sollicitant automatisch in de talentpool komen? Nee. Regel het talentpooldoel en de grondslag apart en informeer de kandidaat duidelijk.
- Kiest een ATS automatisch de beste kandidaat? Nee. Een ATS ordent informatie; recruiters en leidinggevenden blijven verantwoordelijk voor een zorgvuldige beoordeling.
- Waar begint onboarding? Na het aannamebesluit en de gecontroleerde overdracht van noodzakelijke gegevens.
Bronnen en actualiteitscontrole
- Algemene verordening gegevensbescherming — eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/2016-05-04?locale=nl
- Aannemen eerste werknemer en AVG — autoriteitpersoonsgegevens.nl, AP-publicatie voor het mkb.
- Bewaren van persoonsgegevens — autoriteitpersoonsgegevens.nl; de AVG kent geen algemene vaste bewaartermijn.
- JobPosting structured data — developers.google.com/search/docs/appearance/structured-data/job-posting
- WorkVine Werving & Selectie — workvine.nl/modules/werving-selectie
- Vacaturebank.eu was op 29 augustus 2026 nog niet openbaar beschikbaar en wordt daarom niet als live dienst gepresenteerd.
- Laatste inhouds- en broncontrole: 29 augustus 2026. Controleer productfuncties, publieke vacaturepagina’s en ieder kanaal opnieuw vóór publicatie.
Test één echte vacature in WorkVine
- Neem een vacature en een herkenbare kandidaatroute mee. Dan kan de demo laten zien hoe vacature, sollicitaties, beoordelingen, talentpoolkeuze en overdracht na aanname binnen jullie werkwijze zouden worden ingericht.