Instroom begint vóór de uitnodiging
Bereid het dossier eerst als concept voor en activeer de medewerker wanneer team, dienstverband en account klaarstaan.
Waarom medewerkerdossiers versnipperen
Eén wijziging hoort niet op iedere plek opnieuw te worden bijgehouden
Een nieuwe medewerker, een ander team, een verlopen bewijsstuk of een uitdiensttreding raakt meer dan één lijst. Als profiel, documenten en werkprocessen los van elkaar staan, besteedt HR tijd aan zoeken, overnemen en controleren. WorkVine brengt de medewerkerbasis en relevante opvolging bijeen, met duidelijke rollen en bereik.
Dezelfde medewerker raakt veel processen
Houd planning, verlof, verzuim, documenten, taken en ontwikkeling herkenbaar verbonden aan dezelfde medewerker.
Niet iedereen hoort hetzelfde te zien
Stem functies en medewerkerbereik af op de rol en verantwoordelijkheid van iedere gebruiker.
1. Instroom
Begin met een gecontroleerd conceptprofiel
Maak één medewerker aan of voeg meerdere nieuwe collega's in dezelfde stap toe. WorkVine maakt conceptprofielen aan en reserveert de personeelsnummers; op dit moment wordt nog geen welkomstmail verstuurd.
Komt iemand vanuit WorkVine Werving & Selectie, dan ontstaat bij aannemen een conceptprofiel met de kandidaat- en documentgegevens. HR controleert de overdracht voordat het account wordt geactiveerd.
2. Medewerkerbasis
Leg profiel, dienstverband en organisatiecontext zorgvuldig vast
Werk vanuit de onderdelen Algemeen, Contact, Dienstverband en Account. Leg team, functie, leidinggevende, personeelsnummer en accountstatus op de juiste plaats vast.
Zoek medewerkers op naam en filter het overzicht op team of status. HR vindt snel het juiste profiel en ziet wie als Concept, Uitgenodigd, Actief of Gearchiveerd staat.
3. Activatie en uitnodiging
Nodig de medewerker pas uit wanneer het profiel klaarstaat
Wijs een team toe, vul de benodigde profiel- en dienstverbandgegevens aan en activeer daarna het account. Richt vervolgens de passende toegangsrol in: Beheerder, Leidinggevende, Teamassistent of Medewerker.
De welkomstmail met link voor het instellen van het wachtwoord wordt daarna bewust verstuurd. Medewerkers krijgen toegang tot de Medewerker App; rollen met extra beheerrechten werken ook in Office.
Na instroom organiseer je desgewenst een inwerkplan met concrete taken voor de leidinggevende en acties voor de medewerker.
4. Medewerker App
Laat medewerkers hun eigen profielgegevens controleren en aanvullen
Bij het eerste gebruik kan WorkVine vragen om naam, aanspreekvorm en geboortegegevens te controleren en adres, telefoonnummer en andere contactgegevens aan te vullen.
De medewerker kan ook een noodcontact vastleggen en een profielfoto uploaden en bijsnijden. Dit blijft binnen de persoonlijke context: het collega's-overzicht geeft geen toegang tot HR-dossiers en laat medewerkers die niet bewerken.
5. Dagelijkse opvolging
Maak van het dossier een vertrekpunt voor het dagelijkse werk
Het medewerkerprofiel brengt persoonlijke en organisatorische informatie samen met het werkschema en relevante opvolging. Afhankelijk van de actieve modules en rechten zijn contactmomenten, medewerkeracties, taken, verlof, verzuim en recente uren zichtbaar.
Ook projecten, gesprekken, juridische documenten, bedrijfsmiddelen en overige medewerkersdocumenten blijven vanuit dezelfde medewerkercontext bereikbaar. Een keuze in het profiel brengt de gebruiker naar het volledige werkproces.
6. Documenten en kwalificaties
Houd bewijs en kwalificaties bij de juiste medewerker
Leg officiële bewijsstukken vast, zoals een identiteitsbewijs, rijbewijs, VOG, diploma of beroepscertificaat. WorkVine toont de velden die bij het documenttype zijn ingericht, bijvoorbeeld registratienummer, uitgevende instantie en geldigheidsdatum.
Verlopen bewijs wordt herkenbaar gemarkeerd. Is een documenttype aan een kwalificatie gekoppeld, dan berekent WorkVine de status als Actief, Ontbreekt of Verlopen. Officieel bewijs blijft onderscheiden van juridische documenten, zoals arbeidsovereenkomsten.
7. Toegang en uitstroom
Laat rol en bereik bepalen wie met welke medewerkercontext werkt
Beheerders kunnen organisatiebreed werken wanneer die toegang is toegekend. Leidinggevenden en teamassistenten werken binnen hun toegewezen teams en medewerkerbereik, met de functies en acties die bij hun rol passen. Medewerkers gebruiken hun eigen context in de Medewerker App.
Gaat iemand uit dienst, dan archiveert HR het account. Zo blijft de actieve organisatie overzichtelijk en kan het medewerkersoverzicht gericht op status worden gefilterd.
Wat er verandert
Eén medewerkerbasis, afgestemd op de rol die ermee werkt
HR, leidinggevenden en medewerkers werken vanuit dezelfde actuele context, zonder dat iedereen dezelfde informatie of acties hoeft te zien.
Voor HR
Bereid instroom gecontroleerd voor, houd de actieve organisatie overzichtelijk en gebruik één medewerkerbasis voor gegevens en opvolging.
Voor leidinggevenden
Werk binnen toegewezen teams en medewerkerbereik, met de context en acties die bij de verantwoordelijkheid passen.
Voor medewerkers
Activeer het account, controleer eigen profielgegevens en gebruik persoonlijke WorkVine-processen in de Medewerker App.
Past dit bij jullie?
Voor organisaties waar medewerkergegevens meer moeten doen dan in een digitale map staan
WorkVine Medewerkerdossiers past bij organisaties die instroom, toegang, documenten en dagelijkse opvolging vanuit dezelfde medewerkerbasis willen organiseren.
- Nieuwe medewerkers moeten eerst worden ingericht en gecontroleerd voordat zij toegang krijgen.
- HR beheert meerdere teams, functies en accountstatussen.
- Leidinggevenden horen alleen binnen toegewezen teams en medewerkerbereik te werken.
- Officieel bewijs en kwalificaties vragen om een duidelijke geldigheidsdatum en status.
- Medewerkers moeten eigen profielgegevens kunnen controleren en aanvullen.
- Planning, verlof, verzuim, taken en ontwikkeling moeten aan dezelfde medewerker verbonden blijven.
Mogelijkheden
Digitaal personeelsdossier van instroom tot uitstroom
Vergelijk jullie medewerkerproces stap voor stap: van conceptprofiel en toegang tot bewijs, gekoppelde werkprocessen en archivering.
Instroom en account
- Eén of meerdere conceptprofielen aanmaken
- Team, dienstverband, status en toegangsrol inrichten
- Welkomstuitnodiging bewust versturen
Profiel en organisatiecontext
- Persoons-, contact- en dienstverbandgegevens vastleggen
- Team, functie, leidinggevende en personeelsnummer verbinden
- Beperkte profielgegevens via de Medewerker App laten aanvullen
Documenten en bewijs
- Officiële documenten met ingerichte registratievelden vastleggen
- Geldigheid en status van gekoppelde kwalificaties volgen
- Juridische documenten en officieel bewijs onderscheiden
Werkprocessen en uitstroom
- Planning, uren, verlof en verzuim vanuit dezelfde context openen
- Taken, projecten, gesprekken en ontwikkeling verbinden
- Uitdiensttreders archiveren en op status terugvinden
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over digitale personeelsdossiers
Heldere antwoorden over instroom, activatie, selfservice, documenten, toegangsbereik en uitstroom.
Wat doet personeelsdossier software?
Personeelsdossier software brengt profielgegevens, dienstverbandcontext, toegang, documenten en gekoppelde werkprocessen samen rond iedere medewerker. Afhankelijk van de actieve modules en rechten gebruikt WorkVine dat profiel als context voor planning, verlof, verzuim, taken, projecten, gesprekken en ontwikkeling.
Kan ik meerdere medewerkers tegelijk toevoegen?
Ja. Je kunt één medewerker aanmaken of meerdere nieuwe collega's in dezelfde stap toevoegen. WorkVine maakt eerst conceptprofielen, zodat HR ze voor activatie kan controleren en aanvullen.
Kan een kandidaat vanuit Werving & Selectie naar een medewerkerdossier?
Ja. Wanneer een kandidaat via WorkVine Werving & Selectie wordt aangenomen, maakt WorkVine een conceptprofiel met de kandidaat- en documentgegevens. HR controleert het profiel voordat het account wordt geactiveerd.
Wat gebeurt er wanneer een medewerkeraccount wordt geactiveerd?
HR vult eerst de benodigde profiel- en dienstverbandgegevens aan en wijst een team toe. Na activatie richt HR de passende toegangsrol in. De welkomstmail met een link om het wachtwoord in te stellen wordt daarna bewust verstuurd.
Welke profielgegevens kan een medewerker zelf controleren en aanvullen?
In de Medewerker App kan de medewerker naam, aanspreekvorm en geboortegegevens controleren en adres, telefoonnummer, andere contactgegevens, noodcontact en profielfoto aanvullen.
Kan een leidinggevende ieder medewerkerdossier zien?
Niet automatisch. De toegangsrol bepaalt welke functies beschikbaar zijn; het medewerkerbereik bepaalt voor welke medewerkers een leidinggevende of teamassistent mag werken.
Hoe zijn officiële documenten en kwalificaties verbonden?
Officieel bewijs kan een geldigheidsdatum en andere ingerichte informatie bevatten. Is het documenttype aan een kwalificatie gekoppeld, dan berekent WorkVine die kwalificatie als Actief, Ontbreekt of Verlopen.
Wat gebeurt er met het account bij uitdiensttreding?
HR kan het account archiveren wanneer iemand uit dienst gaat. Daardoor verdwijnt de medewerker uit de actieve organisatie en kan het medewerkersoverzicht gericht op status worden gefilterd.
Waar werk, mens en groei samenkomen
Leg jullie medewerkerreis naast WorkVine
Neem één herkenbare situatie mee: een nieuwe medewerker, een wijziging in toegang of iemand die uit dienst gaat. In de demo laten we zien hoe profiel, toegang, documenten en gekoppelde werkprocessen rond dezelfde medewerker samenkomen.