Wet verbetering poortwachter: stappenplan voor werkgevers van dag 1 tot week 104
Bekijk wat je als werkgever wanneer moet doen bij langdurige ziekte, met termijnen, rollen, privacy en de gevolgen voor de planning.
Waar gaat het in de praktijk vaak mis?
- De eerste ziektedag klopt niet, bijvoorbeeld doordat opvolgende ziekteperioden niet goed zijn beoordeeld.
- De arbodienst of bedrijfsarts wordt te laat betrokken.
- Het Plan van aanpak bevat algemene voornemens, maar geen eigenaar, datum of concreet controlepunt.
- Evaluaties vinden plaats, maar besluiten en aanpassingen worden niet duidelijk vastgelegd.
- Spoor 2 start te laat, terwijl structurele terugkeer binnen de eigen organisatie al eerder niet haalbaar bleek.
- Medische informatie komt terecht in een dossier of veld waar de werkgever toegang toe heeft.
- Het re-integratieverslag wordt pas vlak voor de WIA-deadline gecontroleerd en blijkt onvolledig.
Registreer en meld de ziekmelding
Leg de eerste ziektedag correct vast en volg het verzuimprotocol. Meld de zieke werknemer uiterlijk binnen een week bij de arbodienst of bedrijfsarts, of eerder als contract of sector dat vraagt. Vraag alleen wat nodig is voor bereikbaarheid, lopend werk en overdracht. Vraag niet naar diagnose, behandeling of medische oorzaak.
Maak duidelijke contactafspraken
Spreek af wie contact opneemt, hoe vaak en op welke manier. Contact is bedoeld om betrokken te blijven, werkafspraken te maken en de voortgang te bespreken. Leg alleen afspraken en relevante acties vast. Ontvang je functioneel advies van de bedrijfsarts, beschrijf dan wat dit betekent voor taken, werktijden of werkplek. Noteer niet welke medische klacht daarachter zit.
Laat uiterlijk week 6 de Probleemanalyse opstellen
Dreigt het verzuim langdurig te worden, dan stelt de bedrijfsarts of arbodienst uiterlijk rond week 6 een Probleemanalyse op. Daarin staan de mogelijkheden voor werk en het advies voor re-integratie. Medische informatie blijft apart. De werkgever ontvangt geen medisch formulier en maakt zelf geen medische beoordeling. Verandert de situatie, dan kan de bedrijfsarts de analyse bijstellen.
Maak uiterlijk week 8 het Plan van aanpak
Werkgever en werknemer maken uiterlijk twee weken na de Probleemanalyse samen een Plan van aanpak, meestal uiterlijk in week 8. Leg doel, aanpassingen, eigenaar en evaluatiemoment vast en wijs een casemanager aan. Blijkt uit de Probleemanalyse dat er geen mogelijkheden voor re-integratie zijn, dan kan een Plan van aanpak achterwege blijven. Die conclusie moet door de bedrijfsarts of arbodienst zijn onderbouwd.
Bespreek voortgang minstens elke 6 weken
Werkgever en werknemer bespreken minstens één keer per zes weken hoe de re-integratie verloopt. Controleer of afspraken zijn uitgevoerd, of het werk passend is en of het Plan van aanpak moet worden aangepast. Leg besluiten feitelijk vast. Verandert de functionele situatie, vraag dan de bedrijfsarts of arbodienst om nieuw advies. Loopt het proces vast, dan kan een deskundigenoordeel bij UWV helpen.
Doe de 42e-weeksmelding op tijd
Is de werknemer na 42 weken nog niet volledig hersteld, dan meldt de werkgever dit bij UWV. De uiterste datum is de eerste kalenderdag nadat 42 ziekteweken zijn verstreken: dag 295 vanaf de eerste ziektedag. Dat kan ook een weekend- of feestdag zijn. Controleer de datum zorgvuldig; ziekteperioden met minder dan vier weken ertussen kunnen soms worden opgeteld.
Evalueer na één jaar en beoordeel spoor 1 en 2
Na ongeveer één jaar maken werkgever en werknemer de Eerstejaarsevaluatie. Onderzoek of duurzame werkhervatting mogelijk is in eigen, aangepast of ander passend werk binnen de organisatie: spoor 1. Is structurele terugkeer intern niet meer in beeld, start dan spoor 2. Volgens de UWV-Werkwijzer gebeurt dat uiterlijk binnen zes weken na de Eerstejaarsevaluatie, behalve bij concreet perspectief op structurele interne hervatting binnen drie maanden.
Volg de WIA-deadline en maak het dossier compleet
UWV stuurt in week 88 een brief over de WIA-aanvraag. De werknemer heeft daarna zes weken; volg altijd de uiterste datum in de brief. Maak de Eindevaluatie uiterlijk twee weken vóór die deadline. De werkgever geeft kopieën van de algemene documenten. De werknemer zorgt dat UWV het complete re-integratieverslag ontvangt en verstuurt medische informatie zelf. UWV toetst na bijna twee jaar eerst de re-integratie-inspanningen. Bij onvoldoende inspanning van de werkgever kan maximaal 52 weken extra loondoorbetaling volgen. Week 104 is geen garantie voor de datum van de beslissing.
Wie doet wat tijdens de re-integratie?
- Werkgever: registreert de eerste ziektedag, schakelt arbodienst of bedrijfsarts in, bewaakt termijnen, onderzoekt passend werk en houdt het niet-medische dossier bij.
- Werknemer: werkt actief mee, bezoekt afspraken, voert afspraken uit en accepteert passend werk wanneer dat redelijkerwijs kan worden gevraagd.
- Bedrijfsarts of arbodienst: beoordeelt de medische en functionele situatie, maakt de Probleemanalyse, adviseert over werkmogelijkheden en houdt medische informatie gescheiden.
- UWV: ontvangt onder meer de 42e-weeksmelding, kan een deskundigenoordeel geven, toetst het re-integratieverslag en beoordeelt de WIA-aanvraag.
- Casemanager: bewaakt de uitvoering van het Plan van aanpak; leg de rol en verantwoordelijkheid duidelijk vast.
Wat leg je wel en niet vast?
- Wel: eerste ziektedag, contactafspraken, geplande acties, deadlines en verantwoordelijke.
- Wel: functionele afspraken over taken, werktijden, werkplek en opbouw, voor zover passend advies dit ondersteunt.
- Wel: evaluaties, wijzigingen in het Plan van aanpak en de zakelijke reden voor een besluit.
- Niet: diagnose, symptomen, behandeling, medicatie of medische oorzaak.
- Niet: een eigen medische beoordeling door HR, leidinggevende of casemanager.
- Beperk toegang: geef medewerkers alleen toegang tot gegevens die zij voor hun rol nodig hebben.
- Voorkom vrije medische notities: maak bij open velden duidelijk dat daar geen medische informatie in hoort.
- Bewaar doelgericht en verwijder gegevens zodra een wettelijke of noodzakelijke termijn is verstreken.
- Werkgever en medewerker verwerken de functionele afspraken in het Plan van aanpak.
- De planner ziet alleen de inzetbare uren en past het rooster aan.
- De overige uren worden door het team of vervanging opgevangen.
- Bij de volgende evaluatie wordt een wijziging pas verwerkt na nieuw functioneel advies of een duidelijke afspraak.
Veelgestelde vragen over de Wet verbetering poortwachter
- Wat mag een werkgever bij een ziekmelding vragen? Vraag naar bereikbaarheid, lopend werk, overdracht en de vermoedelijke duur voor zover de werknemer die kan inschatten. Vraag niet naar diagnose, behandeling of medische oorzaak.
- Wanneer is een Plan van aanpak niet nodig? Als de bedrijfsarts of arbodienst onderbouwt dat er geen mogelijkheden voor re-integratie zijn.
- Wanneer moet spoor 2 beginnen? Zodra structurele hervatting binnen de eigen organisatie niet meer in beeld is; volgens de UWV-Werkwijzer uiterlijk binnen zes weken na de Eerstejaarsevaluatie, behoudens de beschreven uitzondering.
- Wie verstuurt de WIA-aanvraag en het re-integratieverslag? De werknemer vraagt WIA aan en zorgt dat UWV het complete verslag ontvangt. De werkgever levert kopieën; medische informatie verstuurt de werknemer zelf.
- Wat kan er gebeuren bij onvoldoende re-integratie-inspanningen? UWV kan de werkgever maximaal 52 weken langer loon laten doorbetalen. De uitkomst hangt af van de situatie.
Hoe WorkVine het proces kan ondersteunen
- Leg de eerste ziektedag, processtatus en verantwoordelijke rollen vast.
- Koppel acties en herinneringen aan de relevante termijnen.
- Bewaar toegestane documenten bij het juiste dossier en beperk toegang per rol.
- Registreer evaluaties en wijzigingen, zodat zichtbaar blijft wat wanneer is afgesproken.
- Toon functionele afwezigheid of aangepaste inzet naast planning en bezetting.
- Laat leidinggevenden zien welke actie nodig is, zonder medische informatie te tonen.
- WorkVine bepaalt niet of iemand arbeidsongeschikt is, geeft geen medisch of juridisch advies en garandeert geen naleving.
Bronnen en controle
- UWV — Stappenplan zieke werknemer, Probleemanalyse, Plan van aanpak en 42e-weeksmelding: uwv.nl/nl/ziek/re-integratie
- UWV — Eerstejaarsevaluatie, Eindevaluatie en re-integratieverslag: uwv.nl/nl/ziek/re-integratie
- UWV — WIA aanvragen en beoordeling van het re-integratieverslag: uwv.nl/nl/wia en uwv.nl/nl/ziek/re-integratie
- UWV — Werkwijzer Poortwachter, actuele pdf op uwv.nl.
- Arboportaal — Richtlijnen bij ziekteverzuim: arboportaal.nl/onderwerpen/verzuim-en-re-integratie
- Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar — wetten.overheid.nl/BWBR0013540
- Autoriteit Persoonsgegevens — Registratie in een verzuimsysteem: autoriteitpersoonsgegevens.nl.
- Juridische en procedurele informatie gecontroleerd op 29 augustus 2026.
- Volgende inhoudelijke controle uiterlijk 29 november 2026 en eerder bij een wijziging van wetgeving of UWV-uitleg.
- Dit artikel geeft algemene informatie. Laat concrete arbeidsrechtelijke, medische of privacyvragen beoordelen door een passende deskundige.
Plan een demo met je eigen verzuimproces
- Wil je zien hoe taken, termijnen, roltoegang en de gevolgen voor de planning naast elkaar kunnen worden ingericht? Neem een geanonimiseerd scenario mee, zonder medische of herleidbare gegevens.