Een dienst is nog geen bezetting
Wie werkt, is niet dezelfde vraag als wie er in een behandelkamer, op een afdeling of bij de receptie nodig is.
Als meer telt dan wie er werkt
Een gevuld rooster moet ook op de werkvloer kloppen
Een bezette dienst kan toch een tekort verbergen: in de verkeerde ruimte, zonder de vereiste kwalificatie of met te weinig begeleiding. WorkVine brengt de bezettingsvraag en de inzet van medewerkers bij elkaar.
Aantallen zeggen niet alles
De bezetting moet ook kloppen qua kwalificaties, geldig bewijs en de verhouding tussen begeleiders en medewerkers.
Losse controles kosten tijd
Als rooster, bevoegdheden en bezettingsafspraken in verschillende lijsten staan, begint bij iedere wijziging het controlewerk opnieuw.
1. Het werk als vertrekpunt
Leg vast waar en wanneer mensen nodig zijn
Richt jullie locaties en werkruimten in en geef per dag en tijdvak aan welk werk daar plaatsvindt. Een werkblok is bijvoorbeeld een receptiedienst, een behandeling of een productieactiviteit.
Een ruimte kan meerdere activiteiten en tijdvakken hebben. Zo staat de terugkerende vraag vooraf klaar en plant de planner mensen bij het werk, in plaats van de bezetting iedere week uit losse afspraken te reconstrueren.
2. De juiste samenstelling
Maak kwalificaties en begeleiding onderdeel van de planning
Leg per activiteit vast hoeveel gekwalificeerde medewerkers nodig zijn, welke kwalificatie voor iedereen verplicht is en welke begeleidingsverhouding geldt. WorkVine controleert de toegewezen medewerkers tegen die regels.
Sommige voorwaarden gelden over meerdere werkruimten samen. Denk aan één BHV’er voor een groep ruimtes of een begeleider die vanuit een andere ruimte mag meetellen. Jij bepaalt welke ruimtes en kwalificaties relevant zijn.
Waar een kwalificatie officieel bewijs vereist, telt ook de documentstatus mee. Zo gaat het niet alleen om de naam van een bevoegdheid, maar ook om de onderbouwing daarvan.
3. Medewerkers toewijzen
Vind de mensen die bij het werk passen
Zoek medewerkers op naam, team of kwalificatie terwijl de planningsregels in beeld blijven. Voeg de gewenste medewerkers toe en bepaal per persoon de starttijd, eindtijd en urensoort.
Je ziet wie al is toegewezen en welke kwalificaties die medewerkers hebben. Ontbrekende vereisten en conflicten komen bij het plannen naar voren, bijvoorbeeld als iemand geen passende dienst heeft of al aan een ander werkblok is gekoppeld.
4. Zien wat nog ontbreekt
Van een rood werkblok naar een concrete actie
In het locatie- en ruimteoverzicht zie je welke werkblokken voldoen en waar aandacht nodig is. Open een werkblok om te zien welke regel niet wordt gehaald, in plaats van zelf te moeten zoeken waarom de bezetting niet klopt.
In het voorbeeld ontbreekt de vereiste arts. De melding benoemt de kwalificatie, het benodigde aantal en het tijdvak. Dat maakt duidelijk welke inzet je moet aanvullen of wijzigen.
5. Bijsturen vanuit hetzelfde scherm
Los het roosterconflict op waar je het tegenkomt
Heeft een medewerker nog geen passende dienst? Open direct Diensten beheren vanuit de toewijzing. Je ziet het conflict, de opgegeven beschikbaarheid en de dienstgegevens bij elkaar.
Pas de dienst, tijd of inzet aan en laat de planning opnieuw controleren. Wanneer aan de regels is voldaan, krijgt het werkblok de bijbehorende status. De gewone medewerkerplanning blijft de basis voor het rooster in de Medewerker App en het in- en uitklokken.
Wat er verandert
De bezettingsvraag wordt voor iedereen duidelijk
De planner vult het werk in, de locatiemanager ziet waar inzet nodig is en HR houdt kwalificaties en bewijs bij dezelfde medewerkers.
Voor de planner
Werk vanuit de bezettingsvraag en zie tijdens het toewijzen welke voorwaarde nog aandacht vraagt.
Voor de locatiemanager
Beoordeel de inzet per ruimte of activiteit met de benodigde kwalificaties en begeleiding erbij.
Voor HR en medewerkers
Kwalificaties en documenten blijven bij de medewerker. Het actuele rooster blijft beschikbaar in dezelfde Medewerker App.
Past dit bij jullie?
Voor teams waar de samenstelling van de bezetting telt
Van zorgpraktijk en kinderopvang tot hospitality of facilitaire dienstverlening: capaciteitsplanning helpt wanneer aantallen, plekken en kwalificaties samen bepalen of het werk kan worden uitgevoerd.
- Het werk is verdeeld over locaties, afdelingen of werkruimten.
- Per activiteit heb je een minimumaantal gekwalificeerde medewerkers nodig.
- Aanwezigheid of begeleiding moet over meerdere ruimtes worden beoordeeld.
- Een diploma, certificaat of ander officieel bewijs is relevant voor de inzet.
Je activeert capaciteitsplanning als uitbreiding op de gewone personeelsplanning. Begin bij een herkenbare locatie en jullie eigen bezettingsvoorwaarden.
Mogelijkheden
Van bezettingsvraag tot gecontroleerde inzet
Vergelijk de onderdelen met de manier waarop jullie nu locaties, werkzaamheden en medewerkers bij elkaar brengen.
Locaties en werkvraag
- Locaties en werkruimten inrichten
- Meerdere werkblokken en tijdvakken per ruimte
- Terugkerende beschikbaarheid per weekdag
- Bestaande werkblokken gebruiken op nieuwe locaties
Vier soorten planningsregels
- Minimaal aantal medewerkers met een kwalificatie
- Verplichte kwalificatie voor iedere toegewezen medewerker
- Gekwalificeerde aanwezigheid over geselecteerde ruimtes
- Toezichtratio met instelbare ruimtes voor begeleiders
Selectie en inzet
- Zoeken en filteren op naam, kwalificatie en team
- Tijden en urensoort per medewerker vastleggen
- Kwalificaties en vereist officieel bewijs meenemen
- Roosterconflicten vanuit de toewijzing oplossen
Overzicht en controle
- Status per locatie, ruimte en werkblok
- Reden van waarschuwingen en ontbrekende voorwaarden
- Opnieuw controleren na het aanpassen van de inzet
- Regels deactiveren en vervangen met behoud van historie
Veelgestelde vragen
Over bezetting, kwalificaties en toezicht in de planning
Concrete antwoorden over de inrichting, het dagelijks plannen en de samenhang met het medewerkerrooster.
Wat is het verschil tussen personeelsplanning en capaciteitsplanning?
Personeelsplanning legt vast wanneer medewerkers werken en brengt beschikbaarheid, verlof en verzuim bij het rooster. Capaciteitsplanning is een optionele uitbreiding: je legt per locatie, ruimte en werkblok vast welke bezetting nodig is en controleert kwalificaties, aanwezigheid en begeleiding. De normale medewerkerplanning blijft bestaan.
Wat richten we in voordat we capaciteitsplanning gebruiken?
Je richt locaties, werkruimten, kwalificaties, werkblokken en planningsregels in. Per ruimte leg je vast op welke dagen en tijden activiteiten plaatsvinden. Daarna wijs je medewerkers toe aan de geplande werkblokken. In een demo kunnen we jullie eigen bezettingsvraag als uitgangspunt nemen.
Kan een aanwezigheidsregel over meerdere werkruimten gelden?
Ja. Je kunt geselecteerde werkruimten samen laten beoordelen op de aanwezigheid van een kwalificatie. Bijvoorbeeld: minimaal één BHV’er binnen een groep van vier ruimtes. De medewerker hoeft dan niet in iedere ruimte apart aanwezig te zijn; de geselecteerde ruimtes worden samen beoordeeld.
Kan een begeleider vanuit een andere ruimte meetellen?
Ja. Bij een toezichtratio leg je vast wie begeleiding nodig heeft, wie mag begeleiden en hoeveel medewerkers één begeleider maximaal mag begeleiden. Je kunt apart instellen in welke ruimtes begeleiders mogen zijn en of een aanvullende kwalificatie vereist is. Zo volgt de controle jullie ingerichte voorwaarden.
Hoe worden kwalificaties en officiële documenten meegenomen?
Kwalificaties blijven gekoppeld aan de medewerker en kunnen afhankelijk zijn van één of meer officiële documenttypen. Waar een geplande activiteit dat bewijs vereist, kan ontbrekend of verlopen bewijs een melding opleveren. Beheer en opvolging van de bewijsstukken blijven verbonden met dezelfde medewerker.
Wat gebeurt er als iemand geen passende dienst heeft?
WorkVine toont het roosterconflict bij de medewerker. Vanuit Diensten beheren kun je het conflict en de opgegeven beschikbaarheid bekijken en een dienst aanmaken of aanpassen. Daarna wordt de planning opnieuw gecontroleerd. Ook een toewijzing aan een ander werkblok kan als conflict worden gemeld.
Wat betekenen Voldaan, Waarschuwing en Geblokkeerd?
Voldaan betekent dat aan de ingestelde planningsregels is voldaan. Waarschuwing wijst op een aandachtspunt. Bij Geblokkeerd is een voorwaarde niet behaald. Een rood werkblok kan in veel gevallen wel worden opgeslagen om later aan te vullen. Als een probleem eerst moet worden opgelost voordat je kunt opslaan, geeft WorkVine dat expliciet aan.
Verandert dit het rooster voor medewerkers?
De medewerkerplanning blijft de basis voor diensten, tijden, locaties, de Medewerker App en het in- en uitklokken. Capaciteitsplanning voegt de verdeling over werkruimten en activiteiten en de bijbehorende controles toe. Je hoeft daarvoor geen los rooster naast WorkVine bij te houden.
Voor welke organisaties is capaciteitsplanning relevant?
Voor organisaties waar de samenstelling van de bezetting telt, zoals zorgteams, praktijken, kinderopvang, hospitality en facilitaire teams. Het gaat om de inzet van medewerkers: locaties, ruimtes, werkzaamheden, kwalificaties en begeleiding. Jullie organisatie bepaalt de voorwaarden en beoordeelt de uitkomst; de software geeft geen juridische of medische garantie.
Waar werk, mens en groei samenkomen
Laat zien wat jullie bezetting vraagt
Neem een locatie, een terugkerende activiteit en jullie bezettingsvoorwaarden mee naar de demo. We laten zien hoe je die vertaalt naar werkblokken, planningsregels en de inzet van medewerkers.