Bewijs staat op verschillende plekken
Het diploma zit in een map, de vervaldatum in een spreadsheet. Voor een actuele stand moet HR alles weer naast elkaar leggen.
Herkenbaar in jullie organisatie?
Een lijst met certificaten geeft nog geen zekerheid over de bezetting
De vraag is niet alleen wie ooit een diploma heeft gehaald. Je wilt weten welk bewijs er nu is, of het nog geldig is en wat dat betekent voor het werk van morgen.
Een vinkje vertelt niet het hele verhaal
Een kwalificatie toekennen is niet hetzelfde als geldig bewijs hebben. Maak zichtbaar welke onderbouwing ontbreekt of is verlopen.
Een gevuld rooster is nog geen passende bezetting
Voldoende mensen is niet genoeg wanneer een werkruimte specifieke kennis of bevoegdheden vraagt. Neem die vereisten mee tijdens het plannen.
Bepaal de vereisten
Leg vast welk bewijs bij een kwalificatie hoort
HR richt kwalificaties in die passen bij jullie werk: van een diploma of certificaat tot een vaardigheid of bevoegdheid. Koppel de documenttypen die nodig zijn om een vereiste te onderbouwen.
Voeg de relevante kwalificaties toe aan de medewerker. Zo beoordelen HR en de planner dezelfde vastgelegde vereisten, in plaats van ieder een eigen lijst te gebruiken.
Controleer de onderbouwing
Zie wat geldig is en wat nog aandacht vraagt
Leg officieel bewijs en de geldigheid vast bij de medewerker. WorkVine leidt daaruit de status van de gekoppelde kwalificatie af: actief, ontbrekend of verlopen.
In dit dossier is de BIG-registratie actief, terwijl het bewijs voor het artsdiploma nog ontbreekt. HR ziet welk document nodig is en kan dat gericht laten aanvullen.
De documentgegevens, registratie en geldigheidsdatum blijven bij het dossier. Je hoeft voor de volgende controle niet opnieuw uit losse bestanden af te leiden waarop de status is gebaseerd.
Organiseer de opvolging
Van een ontbrekend bewijsstuk naar een concrete vervolgstap
Is het bewijs al beschikbaar? Laat de medewerker het aanleveren via Documenten. Is nieuwe kennis of hercertificering nodig? Wijs een passende cursus toe en volg de voortgang in Training & Ontwikkeling.
Na afronding leg je het nieuwe certificaat en de geldigheid weer bij de medewerker vast. HR controleert de onderbouwing; de actuele kwalificatiestatus kan vervolgens weer meewegen in de bezetting.
Plan met de juiste kwalificaties
Laat de vereisten meetellen op de werkvloer
Een planner kan niet voor iedere dienst opnieuw alle diploma’s nalopen. Leg daarom in Capaciteitsplanning vast welke kwalificaties een werkruimte of werkblok vraagt. Alleen actieve kwalificaties tellen mee voor de regel.
Denk aan minimaal één gekwalificeerde medewerker, een verplichte kwalificatie voor iedereen of een verhouding tussen begeleiders en medewerkers. Tijdens het plannen zie je waar aan de regels is voldaan en waar de bezetting aandacht vraagt.
Wat er verandert
Dezelfde onderbouwing. Een duidelijk vervolg voor iedereen.
Verbind de inhoudelijke controle door HR met de dagelijkse keuzes van de planner en de acties van de medewerker.
HR en kwaliteit
Een herleidbare status per medewerker, met het onderliggende bewijs en een duidelijke aanleiding voor opvolging.
Leidinggevende en planner
Kwalificatie-eisen tellen mee bij de bezetting. Je ziet tijdens het plannen waar een vereiste nog niet is vervuld.
Medewerker
Een gerichte vraag om bewijs of een toegewezen training, in plaats van losse verzoeken waarvan de aanleiding onduidelijk is.
Past dit bij jullie organisatie?
Voor teams waar kennis en bevoegdheid het verschil maken
Van zorg en welzijn tot technische en operationele teams: WorkVine past bij organisaties die kwalificaties niet alleen willen registreren, maar ook in hun dagelijkse werk willen gebruiken.
- Jullie functies vragen verschillende diploma’s, vaardigheden of bevoegdheden.
- Bewijs moet aantoonbaar geldig blijven, ook na de eerste werkdag.
- Op een werkplek telt niet alleen het aantal mensen, maar ook wie er is.
- HR, opleidingsverantwoordelijken en planners werken met dezelfde medewerkers.
Mogelijkheden
Van vereiste en bewijs naar inzetbaarheid
Leg het kwalificatietype vast, onderbouw de status met officieel bewijs en organiseer training of planningsopvolging waar dat nodig is.
Kwalificaties bijhouden
- Functies en vaardigheden beheren
- Diploma's en certificaten registreren
- Een BIG-vereiste als eigen kwalificatietype inrichten en bewijs koppelen
Geldigheid bewaken
- Officieel bewijs aan de kwalificatie koppelen
- Status Actief, Ontbrekend of Verlopen tonen
- Geldigheid en vervaldatum herleidbaar houden
Hercertificering organiseren
- Een cursus gericht toewijzen
- Voortgang en afronding volgen
- Een nieuw certificaat met geldigheid vastleggen
Kwalificaties in de bezetting
- Minimum gekwalificeerde bezetting controleren
- Een verplichte kwalificatie voor iedereen toetsen
- Voldaan, Waarschuwing of Geblokkeerd tonen
Veelgestelde vragen
Kwalificaties, certificaten en compliance tracking
Praktische antwoorden over typen kwalificaties, bewijsstatus, hercertificering en de aansluiting op capaciteit.
Wat is software voor kwalificatie- en certificaatbeheer?
Software voor kwalificatie- en certificaatbeheer brengt functies, vaardigheden, diploma's, certificaten, bevoegdheden, gekoppeld bewijs en geldigheid per medewerker samen. De organisatie kan BIG als eigen kwalificatietype inrichten; WorkVine verbindt de vastgelegde bewijsstatus met training en capaciteitsplanning.
Controleert WorkVine een BIG-registratie in het BIG-register?
Nee. De organisatie richt BIG zelf als kwalificatietype in, koppelt het bewijs en blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke controle. WorkVine raadpleegt of valideert het BIG-register niet.
Hoe bepaalt WorkVine de status van een kwalificatie?
De status volgt uit het gekoppelde officiële bewijs en de geldigheidsperiode. Een kwalificatie kan daardoor als Actief, Ontbrekend of Verlopen worden getoond.
Hoe houd je vervaldata en hercertificering bij?
HR ziet welke bewijsstukken ontbreken of verlopen en kan een cursus of hercertificering toewijzen. Na afronding leg je het nieuwe certificaat en de geldigheid weer bij de medewerker vast.
Kan WorkVine kwalificaties meenemen in capaciteitsplanning?
Ja. Een regel kan bijvoorbeeld eisen dat minimaal één gekwalificeerde medewerker aanwezig is of dat iedereen een verplichte kwalificatie heeft. De planner ziet of de regel is voldaan, een waarschuwing geeft of de inzet blokkeert.
Garandeert compliance tracking dat onze organisatie compliant is?
Nee. WorkVine ondersteunt het vastleggen van bewijs, signalering, rapportage en opvolging. De organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor beleid, interpretatie, professionele beoordeling en naleving van geldende regels.
Waar werk, mens en groei samenkomen
Welke kwalificatie mag in jullie bezetting niet ontbreken?
Neem een herkenbare functie, certificaat of werkruimte mee naar de demo. We laten zien hoe je de vereisten vastlegt, bewijs bijhoudt en de juiste kwalificaties laat meetellen in de planning.