Onboarding-checklist voor nieuwe medewerkers: vóór dag 1 tot dag 90
Wat moet je vóór dag 1, in de eerste week en op dag 30, 60 en 90 regelen? Deze checklist verdeelt taken en eigenaarschap.
Drie controles vóór zelfstandig werk
- Administratief gereed: noodzakelijke medewerkersgegevens, afspraken en gegevens voor de loonadministratie zijn compleet of aantoonbaar in behandeling.
- Praktisch voorbereid: de medewerker heeft toegang tot de juiste werkplek, systemen, middelen, planning en contactpersonen.
- Klaar voor de taak: de medewerker heeft passende uitleg en instructie gekregen. De leidinggevende beoordeelt of extra begeleiding, bewijs of toezicht nodig is.
- Een vinkje in software is geen juridische beoordeling van inzetbaarheid of bekwaamheid.
Wat moet vóór de eerste werkdag geregeld zijn?
- HR: bevestig startdatum, locatie, aankomsttijd en eerste contactpersoon.
- HR: verzamel alleen persoonsgegevens die voor het dienstverband nodig zijn.
- HR: controleer de identiteit vóór het werk en regel gegevens voor de loonadministratie veilig.
- HR en leidinggevende: controleer of voor de functie een VOG, diploma, registratie, certificaat of ander bewijs nodig is.
- Leidinggevende: leg het programma voor de eerste dag en week vast.
- IT of facilitair: regel werkplek, account, apparatuur en alleen de benodigde toegangsrechten.
- Planning: maak de eerste dienst, locatie of het werkpatroon duidelijk als de medewerker in een rooster werkt.
- Leidinggevende: plan functiegerichte uitleg, veiligheidsinstructies en eventuele beschermingsmiddelen.
- Leidinggevende: wijs een buddy of vast aanspreekpunt aan.
- HR: stuur uitleg over documenten, open taken en de Medewerker App wanneer die functies zijn ingericht.
Draag de aangenomen kandidaat zorgvuldig over
Na de aanname verandert het doel waarvoor persoonsgegevens worden gebruikt. Zet daarom niet automatisch het hele sollicitatiedossier over. Neem alleen gegevens over die nodig zijn voor de start en het dienstverband. Houd interne selectienotities, talentpoolinformatie en andere recruitmentgegevens apart als ze niet meer nodig zijn. Leg meteen vast wie eigenaar is van de volgende stap. Eigenaar: HR of recruitment.
Rond de noodzakelijke administratie af
Controleer de identiteit voordat de medewerker begint. Voor iemand die rechtstreeks in dienst komt, hoort een leesbare kopie van het gecontroleerde identiteitsbewijs in de loonadministratie; voor ingeleende medewerkers gelden andere regels. Een deel van de verplichte arbeidsinformatie moet binnen één week en een ander deel binnen één maand worden verstrekt. Een proeftijd moet geldig schriftelijk zijn vastgelegd. Een VOG is niet voor iedere functie verplicht; controleer functie en sector en bewaar niet zonder noodzaak een kopie. Eigenaar: HR, met specialistisch advies waar nodig.
Maak werkplek en eerste dag gereed
Regel werkplek, kleding of beschermingsmiddelen, account, apparatuur en toegang. Geef alleen rechten die bij de rol horen en test vóór dag 1 of de belangrijkste toegang werkt. Werkt de medewerker in diensten, maak dan duidelijk waar en wanneer de eerste dienst begint, wie aanwezig is en waar wijzigingen worden gedeeld. Beschrijf ook wat de medewerker doet als een account, werkmiddel of planning niet klopt. Eigenaar: leidinggevende, IT, facilitair en planning.
Start dag 1 met rol, veiligheid en context
Leg eerst uit wat de rol is, hoe het team werkt en bij wie de medewerker terechtkan. Bespreek daarna instructies die voor het werk nodig zijn. Volgens de Arbowet moet de werkgever medewerkers doeltreffend informeren over werkzaamheden, risico’s en maatregelen. Laat de medewerker bij risicovol of specialistisch werk niet alleen bevestigen dat de uitleg is gelezen; controleer begrip en bepaal welke begeleiding nodig is. Eigenaar: leidinggevende, eventueel met preventiemedewerker of inhoudelijk verantwoordelijke.
Begeleid de eerste week en eerste zelfstandige taak
Bouw het werk op van uitleg naar voordoen, oefenen en zelfstandig uitvoeren. Leg per belangrijke taak vast wie begeleidt en wie beslist dat de taak zonder direct toezicht kan worden gedaan. Controleer aan het einde van de eerste week of rol, systemen, middelen, trainingen en bewijsstukken duidelijk of compleet zijn. Een diploma, certificaat of afgeronde training kan relevant bewijs zijn, maar is niet automatisch een beoordeling van de actuele vaardigheid voor iedere taak. Eigenaar: leidinggevende of inhoudelijk verantwoordelijke.
Evalueer op dag 30, 60 en 90
Gebruik vaste momenten, maar pas ze aan functie, contract en cao aan. Bespreek op dag 30 rolverwachtingen, toegang, samenwerking, werkdruk en open taken. Kijk op dag 60 naar taken die goed gaan en waar meer oefening of begeleiding nodig is. Maak op dag 90 de balans op: behaalde doelen, open acties en de volgende ontwikkelstap. Een gesprek op dag 90 is een handig organisatiemoment, maar niet automatisch het einde van een wettelijke proeftijd. Eigenaar: leidinggevende, met HR waar nodig.
Wat is verplicht en wat hangt van de functie af?
- Meestal wettelijk vereist: identiteit vóór het werk controleren, een juiste loonadministratie voeren, verplichte arbeidsinformatie op tijd geven en passend informeren over veilig en gezond werken.
- Afhankelijk van functie of sector: werkvergunning, VOG, diploma, beroepsregistratie, certificaat, beschermingsmiddel, protocol of specifieke training.
- Organisatiekeuze: buddy, welkomstpakket, teamintroductie en gesprekken op dag 30, 60 en 90.
- Scholing die de werkgever volgens wet of cao verplicht moet aanbieden, is voor rekening van de werkgever en geldt als arbeidstijd.
Van kandidaatdata naar personeelsdossier: privacycheck
- Bepaal per gegeven waarom het nodig is voor het dienstverband.
- Neem niet automatisch alle gespreksnotities, beoordelingen en talentpoolgegevens over.
- Geef alleen toegang aan medewerkers die de informatie voor hun werk nodig hebben.
- Bewaar een kopie van een identiteitsdocument alleen op de plek en voor de termijn waarvoor een wettelijke plicht geldt.
- Verwijder gegevens van afgewezen kandidaten uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Wil je de gegevens bewaren voor een volgende vacature, vraag dan toestemming en spreek een concrete termijn af. De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert hiervoor maximaal één jaar.
- Vraag tijdens onboarding niet naar medische details; gezondheidsgegevens vragen een aparte wettelijke route.
- Leg bewaartermijnen en verwijdermomenten vooraf vast.
Fictief voorbeeld: onboarding op vier locaties
- HR verzamelt de noodzakelijke medewerkersgegevens en zet taken klaar voor locatiemanager, IT en buddy.
- IT regelt het account. De locatiemanager plant de eerste dienst, controleert werkkleding en geeft veiligheidsinstructie.
- De buddy begeleidt de eerste werkzaamheden.
- Eén training staat nog open. De leidinggevende beoordeelt welke taken al passend zijn en welke eerst extra uitleg of bewijs vragen.
- Zo ondersteunt een vast proces de opvolging, terwijl de inhoudelijke beslissing bij de organisatie blijft.
Veelgestelde vragen over onboarding
- Wat moet vóór de eerste werkdag geregeld zijn? Minimaal startinformatie, identiteitscontrole, noodzakelijke administratie, werkplek, toegang, eerste planning en passende werk- of veiligheidsinstructies.
- Welke onboardingtaken zijn wettelijk verplicht? Er zijn verplichtingen rond identiteit, loonadministratie, arbeidsinformatie en veilig werken. VOG, beroepsregistratie of certificaat gelden alleen als functie of sector dat vraagt.
- Wie is eigenaar van onboarding? HR bewaakt meestal het proces. De leidinggevende is verantwoordelijk voor dagelijkse introductie en beoordeling. IT, facilitair, planning en buddy hebben eigen taken.
- Mag kandidaatdata naar het personeelsdossier? Alleen gegevens die nodig zijn voor start en dienstverband. Interne selectienotities mogen niet zonder noodzaak worden overgenomen.
- Wanneer kan een medewerker zelfstandig werken? Wanneer de verantwoordelijke leidinggevende heeft vastgesteld dat praktische voorwaarden, instructie, begeleiding en eventuele functie-eisen voldoende zijn voor de concrete taak. Software neemt dat besluit niet.
Hoe WorkVine onboarding ondersteunt
- WorkVine kan taken en eigenaren vastleggen rond de stap van aangenomen kandidaat naar medewerker.
- Documenten en bijlagen kunnen bij de juiste medewerker worden georganiseerd.
- Trainingen kunnen worden toegewezen en voortgang kan zichtbaar worden gemaakt.
- Certificaatstatus en vervaldata kunnen worden gevolgd.
- Acties kunnen via de Medewerker App worden gedeeld en de eerste planning kan aansluiten, afhankelijk van de inrichting.
- WorkVine controleert niet zelf identiteit, bepaalt niet welke wettelijke eis geldt en beoordeelt niet of iemand bekwaam is. Die verantwoordelijkheid blijft bij werkgever en inhoudelijk verantwoordelijke.
Bronnen en controledatum
- Rijksoverheid — wat staat er in een arbeidsovereenkomst?
- Ondernemersplein — stappenplan personeel aannemen en verplichte scholing.
- Belastingdienst — Handboek Loonheffingen 2026.
- Rijksoverheid — verplichtingen van de werkgever volgens de Arbowet.
- Justis — wanneer is een VOG verplicht en mag een werkgever een VOG bewaren?
- Autoriteit Persoonsgegevens — eerste medewerker aannemen en AVG.
- Juridische en productinformatie gecontroleerd op 29 augustus 2026.
- Controleer de inhoud opnieuw bij wets-, cao- of productwijzigingen en uiterlijk binnen 12 maanden.
Breng onboarding in één duidelijke werkwijze samen
- Wil je zien hoe WorkVine taken, documenten en trainingen rond onboarding bij elkaar houdt?