Van kandidaat naar medewerker: de overdracht tussen ATS en onboarding
Maak de aanname tot een gecontroleerd startpunt voor HR, leidinggevende en nieuwe medewerker.
De kandidaat heeft het aanbod geaccepteerd. De recruiter sluit de procedure en verwacht dat HR de start regelt. HR heeft wel het cv ontvangen, maar mist de definitieve startdatum en weet niet welke locatie is afgesproken. De leidinggevende heeft intussen al een eerste dienst in gedachten.
De overgang van kandidaat naar medewerker is een aparte processtap. Zij verbindt het aannamebesluit met gecontroleerde gegevens en concrete starttaken. Richt die overdracht zo in dat iedere betrokkene weet wat bevestigd is, wat nog ontbreekt en wie het vervolg uitvoert.
Kies een duidelijk overdrachtsmoment
Spreek af welk aannamebesluit de overdracht naar HR start. Maak daarbij onderscheid tussen een voorgenomen keuze, een aanbod dat nog openstaat en de afgesproken indiensttreding. Welke interne goedkeuring daarbij hoort, bepaalt de organisatie op basis van haar eigen werkwijze.
Leg vast wie bevestigt dat de overdracht kan beginnen. De recruiter kan de procedure beheren, terwijl een leidinggevende de functie en startafspraken bevestigt. Zorg dat HR niet hoeft te kiezen tussen verschillende berichten over uren, locatie of eerste werkdag.
Maak ook een route voor wijzigingen na de overdracht. Wanneer de startdatum verandert, moeten de betrokken starttaken worden nagekeken. Alleen de datum in het ATS aanpassen is onvoldoende als een werkplek, eerste planning of introductie elders op de oude datum staat.
Bepaal per gegeven waarom HR het nodig heeft
De AVG vraagt om een duidelijk doel en om gegevens die voor dat doel nodig zijn. De Europese Commissie beschrijft daarbij doelbinding, minimale gegevensverwerking en het actueel houden van informatie als uitgangspunten. Dat betekent voor een overdracht dat kandidaatdata niet automatisch als complete verzameling naar het personeelsdossier hoort te gaan.
Maak vooraf een gegevensmatrix met het doel, de bron en de controleur. Naam en contactgegevens kunnen nodig zijn voor de startcommunicatie. De afgesproken functie en startdatum moeten aansluiten op het definitieve besluit. Interne selectienotities vragen een eigen beoordeling van noodzaak en bestemming.
Laat HR en de privacyverantwoordelijke de matrix beoordelen. Sollicitatiegegevens, gegevens voor het dienstverband en een eventuele talentpool hebben verschillende doelen. Geef elk doel een passende inrichting voor toegang en bewaring.
Voorbeeld van een overdrachtsmatrix
| Gegeven of taak | Doel, bron en controle |
|---|---|
| Naam en contactgegevens | Contact rond de start; HR controleert de actuele gegevens met de nieuwe medewerker. |
| Functie en locatie | De juiste starttaken en aanspreekpunten kiezen; leidinggevende bevestigt de afgesproken context. |
| Startdatum en omvang | De start voorbereiden; HR vergelijkt de overdracht met de definitieve afspraken. |
| Documenten | Alleen noodzakelijke documenten naar de juiste medewerkercontext; HR beoordeelt volledigheid en bestemming. |
| Selectiefeedback | Blijft niet automatisch onderdeel van het personeelsdossier; doel en noodzaak afzonderlijk beoordelen. |
| Eerste taken | HR of de afgesproken eigenaar verdeelt toegang, middelen, introductie en begeleiding. |
| Open punten | Ieder ontbrekend gegeven of besluit krijgt een eigenaar en een vervolgmoment. |
Controleer een concept voordat het startpunt wordt
Een overgenomen gegeven kan oud, onvolledig of in een andere context ingevuld zijn. Gebruik de overdracht daarom als concept dat HR controleert. Vergelijk de afgesproken kerngegevens en leg vast welke aanvullingen nog van de nieuwe medewerker of leidinggevende nodig zijn.
Geef ontbrekende informatie een zichtbare status. “Nog te bevestigen” is duidelijker dan een zelf ingevulde aanname. Zet er een eigenaar en datum bij, zodat een open punt geen stil probleem in de eerste werkdag wordt.
Controleer ook of de juiste persoon is geselecteerd. Een kandidaat kan op meer dan één vacature hebben gesolliciteerd. Het aannamebesluit en de gegevens voor de nieuwe functie moeten bij de juiste sollicitatie horen. Een afwijzing in een andere procedure zegt niets over deze overdracht.
Laat starttaken volgen uit de bevestigde context
De eerste taken hangen af van functie, locatie en werkwijze. Een nieuwe medewerker op locatie heeft mogelijk andere middelen of begeleiding nodig dan een collega die vooral op kantoor werkt. Gebruik daarom een basisopzet en voeg alleen relevante taken toe.
Schrijf per taak het resultaat op. “IT informeren” kan een stap zijn, maar voor de start is van belang of de afgesproken toegang is geregeld en gecontroleerd. “Buddy aanwijzen” vraagt ook dat de buddy de opdracht en het eerste begeleidingsmoment kent.
Maak onderscheid tussen een taak die kan worden voorbereid en een taak die op een bevestiging wacht. Als de startdatum nog openstaat, kun je de checklist klaarzetten, maar moet het plannen van afspraken daarop aansluiten. Zo ziet HR waar het proces door kan en waar eerst een besluit nodig is.
Fictief voorbeeld: een starter voor twee locaties
Een fictieve organisatie neemt een medewerker aan die eerst op locatie Noord wordt ingewerkt en later ook op locatie Zuid werkt. De recruiter draagt het aannamebesluit en de noodzakelijke kandidaatcontext over. HR controleert functie, startdatum en contactgegevens. De leidinggevende bevestigt welke locatie de eerste begeleiding verzorgt.
In het startproject krijgt de locatiemanager de taak om het eerste aanspreekpunt en de benodigde middelen te regelen. De buddy krijgt een concreet begeleidingsmoment. HR ziet dat één document nog moet worden gecontroleerd en wijst daarvoor een eigenaar aan.
Een week later verandert de eerste locatie. De leidinggevende geeft de wijziging via de afgesproken route door. HR controleert de betrokken taken, zodat de toegang en begeleiding niet op twee verschillende startsituaties zijn gebaseerd. De sollicitatiegeschiedenis wordt daarvoor niet als volledig pakket naar alle uitvoerders gestuurd.
Sluit de werving en de startvoorbereiding bewust aan
Een afgesloten vacature betekent niet dat alle onboardingtaken klaar zijn. Gebruik voor beide processen een herkenbare status en een eigenaar. De recruiter rondt de procedure af; HR en leidinggevende volgen de voorbereiding van het dienstverband.
Controleer wat de nieuwe medewerker ontvangt. Een welkomsbericht moet aansluiten op de bevestigde startafspraken en een duidelijk aanspreekpunt bieden voor ontbrekende informatie. Voorkom dat verschillende betrokkenen ieder een eigen versie van de eerste werkdag sturen.
Bekijk daarnaast het vervolg voor de sollicitatiegegevens volgens de afgesproken doelen en bewaartermijnen. Gegevens die voor de werving zijn verzameld, worden niet vanzelf onbeperkt bewaard omdat iemand is aangenomen.
De overdracht in WorkVine
In het ATS van WorkVine worden kandidaat en sollicitatie onderscheiden. Eén kandidaat kan aan meerdere vacatures gekoppeld zijn, met per sollicitatie een eigen status en besluit. Na aanname maakt WorkVine een concept-medewerkerprofiel met kandidaatgegevens en documenten, zet een onboardingtaak voor de vacature-eigenaar klaar en sluit de vacature als vervuld.
HR controleert de overdracht voordat het medewerkerprofiel als basis voor de verdere processen wordt gebruikt. De organisatie bepaalt welke gegevens en documenten nodig zijn en wie de starttaken uitvoert. Het aanmaken van een concept neemt die controle niet over.
Gebruik voor de inrichting één fictieve aanname. Controleer welke gegevens in het concept verschijnen, welke taak klaarstaat en hoe een gewijzigde startdatum wordt verwerkt. Dat maakt de aansluiting tussen recruitment en HR concreet.