De medewerker vraagt zelf aan
Periode, tijden, reden en een eventuele bijlage komen direct in dezelfde aanvraag terecht.
Waarom verlofbeheer vastloopt
Een verlofaanvraag raakt meer dan de agenda van één medewerker
Aanvragen komen per e-mail binnen, de manager mist roostercontext en HR beantwoordt vragen over status of saldo. Daardoor kost een eenvoudige aanvraag onnodig veel afstemming. WorkVine brengt aanvraag, beoordeling, planning en terugkoppeling samen, met de leidinggevende aan het stuur.
De manager beslist met context
Roosteruren, teamplanning en, wanneer gebruikt, het verlofsaldo ondersteunen een zorgvuldige afweging.
HR houdt grip op status en saldo
Aanvragen, besluiten en saldomutaties blijven op de juiste plaats terug te vinden.
1. Aanvragen
Laat medewerkers verlof aanvragen zonder losse formulieren
In de Medewerker App kiest de medewerker de begin- en einddatum en de bijbehorende tijden. Een reden en relevante bijlage kunnen direct aan de aanvraag worden toegevoegd. Wanneer de organisatie met verlofsaldi werkt, kiest de medewerker ook het passende verloftype.
Zolang de aanvraag nog in behandeling is, kan de medewerker deze aanpassen of verwijderen. De actuele status blijft in de app zichtbaar, zonder navraag bij HR of de leidinggevende.
2. Werkvoorraad
Breng openstaande verlofaanvragen samen in één overzicht
In Office filtert HR of een andere bevoegde gebruiker aanvragen op medewerker, team, status en periode. Een bevoegde Office-gebruiker kan ook namens een medewerker een aanvraag vastleggen.
Na indiening ontstaat een taak voor de verantwoordelijke leidinggevende. Wanneer e-mailontvangers zijn ingesteld, ontvangen de betrokkenen daarnaast een bericht. Zo is duidelijk welke aanvraag op beoordeling wacht.
3. Beoordelen
Controleer roosteruren voordat je goedkeurt of afwijst
De leidinggevende ziet de periode, reden, eventuele bijlage en het werkschema van de medewerker. WorkVine stelt op basis van het rooster de te verwerken uren voor. De leidinggevende controleert die uren en past ze of het verloftype aan wanneer dat nodig is.
Een overlap met andere afwezigheid wordt als waarschuwing getoond, maar WorkVine neemt het besluit niet over. De leidinggevende keurt de aanvraag goed of wijst deze af en legt bij een afwijzing de terugkoppeling vast.
4. Team en planning
Zie wat een aanvraag betekent voor de actuele teamplanning
Het aanvraagdossier brengt periode, reden, verantwoordelijke leidinggevende, status en teamplanning bijeen. Aangevraagd en goedgekeurd verlof blijven in die planning herkenbaar van elkaar onderscheiden.
De planning geeft de leidinggevende context voor de afweging. WorkVine signaleert en ordent de informatie, maar garandeert geen bezetting en neemt de beslissing niet automatisch.
5. Terugkoppeling
Geef de medewerker duidelijkheid over besluit en feedback
Na de beoordeling ontvangt de medewerker een e-mail over de nieuwe status. In de Medewerker App staan de periode, het besluit, de feedback en de verwerkte verlofuren bij dezelfde aanvraag.
Daardoor hoeft de medewerker geen losse berichten terug te zoeken en kan HR bij vragen naar dezelfde vastgelegde uitkomst verwijzen.
6. Saldo en historie
Gebruik verlofsaldi wanneer dat bij jullie beleid past
Organisaties die verlofsaldi gebruiken, houden per medewerker en verloftype een actief of gearchiveerd saldo bij. Alleen een beheerder kan een saldo aanpassen.
De mutatiehistorie toont per wijziging de datum, het verschil, het saldo ervoor en erna en wie de wijziging heeft verwerkt. Bij annulering van goedgekeurd verlof wordt het saldo hersteld en de aanvraag gearchiveerd. Zo blijft een correctie verklaarbaar zonder dat WorkVine het verlofbeleid voor de organisatie bepaalt.
Wat er verandert
Minder navraag over verlof, meer duidelijkheid voor iedere rol
De medewerker ziet wat er met de aanvraag gebeurt, de leidinggevende beslist met de juiste context en HR houdt overzicht over proces en eventuele saldi.
Voor HR
Houd aanvragen, statussen, optionele saldi en correcties bij elkaar zonder losse registraties.
Voor de leidinggevende
Beoordeel vanuit één werkvoorraad met zicht op roosteruren en de actuele teamcontext.
Voor de medewerker
Vraag zelf verlof aan en vind status, feedback en verwerkte uren terug in de app.
Past dit bij jullie?
Voor organisaties waar verlof direct invloed heeft op het dagelijkse werk
WorkVine Verlofbeheer past bij teams die aanvragen niet alleen digitaal willen ontvangen, maar ook zorgvuldig willen beoordelen, terugkoppelen en meenemen in de planning.
- Verlofaanvragen komen nu via e-mail, chat of losse formulieren binnen.
- Leidinggevenden missen tijdens de beoordeling zicht op roosteruren of teamplanning.
- Teams werken met wisselende diensten, locaties of bezetting.
- De organisatie gebruikt verschillende verloftypen of houdt saldi per medewerker bij.
- Medewerkers willen zelf aanvragen en direct kunnen zien wat ermee gebeurt.
- HR moet saldocorrecties en besluiten later kunnen uitleggen.
WorkVine ondersteunt het aanvraag- en beoordelingsproces. De organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor het verlofbeleid, de inrichting van verloftypen en saldi en de uiteindelijke beslissing.
Mogelijkheden
Verlofbeheer van digitale aanvraag tot verklaarbare uitkomst
Vergelijk jullie huidige verlofproces stap voor stap: van aanvragen en beoordelen tot terugkoppeling, planning en optionele saldi.
Aanvragen
- Aanvragen via de Medewerker App of door een bevoegde Office-gebruiker
- Volledige dagen, meerdere dagen en verlof voor een deel van de dag
- Reden en bijlagen zoals PNG, JPG of PDF toevoegen
- Een aanvraag in behandeling aanpassen of verwijderen
Ordenen en opvolgen
- Filteren op medewerker, team, status en periode
- Automatisch een beoordelingstaak bij de verantwoordelijke leidinggevende plaatsen
- Ingestelde betrokkenen per e-mail informeren
- Overlap als waarschuwing tonen zonder het besluit over te nemen
Beoordelen
- Periode, reden, bijlage en werkschema samen bekijken
- Voorgestelde roosteruren en verloftype controleren of aanpassen
- Teamplanning en optioneel verlofsaldo meenemen
- Goedkeuren of afwijzen met terugkoppeling
Afronden en verklaren
- Status per e-mail en in de Medewerker App terugkoppelen
- Verlof herkenbaar in de planning verwerken
- Actieve en gearchiveerde saldi per verloftype beheren
- Mutaties met datum, verschil, saldo voor en na en verwerker vastleggen
- Goedgekeurd verlof annuleren, het saldo herstellen en de aanvraag archiveren
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over verlofbeheer software
Heldere antwoorden over digitaal verlof aanvragen, managerbeoordeling, roostercontext, status en optionele verlofsaldi.
Wat doet verlofbeheer software?
Verlofbeheer software brengt de aanvraag, beoordeling, status en eventuele saldomutatie samen. WorkVine verbindt dit proces bovendien met het medewerkerrooster en de Medewerker App.
Kunnen medewerkers zelf digitaal verlof aanvragen?
Ja. In de Medewerker App kiest de medewerker de periode en tijden en voegt desgewenst een reden en bijlage toe. Wanneer verlofsaldi zijn ingeschakeld, kiest de medewerker ook een verloftype.
Kan een medewerker een deel van een dag aanvragen?
Ja. De aanvraag bevat begin- en eindtijden en kan daardoor ook een deel van een werkdag beslaan. De leidinggevende controleert de te verwerken uren tijdens de beoordeling.
Kan een medewerker een aanvraag nog wijzigen of verwijderen?
Dat kan zolang de aanvraag nog in behandeling is. Na goedkeuring of afwijzing is de aanvraag definitief en verloopt een correctie via de bevoegde manager of HR-gebruiker.
Welke informatie ziet een leidinggevende bij de beoordeling?
De leidinggevende ziet onder meer de periode, reden, bijlagen, het werkschema, de voorgestelde uren en de teamplanning. Wanneer saldi worden gebruikt, is ook het actuele verlofsaldo beschikbaar.
Keurt WorkVine verlof automatisch goed of af?
Nee. WorkVine brengt de aanvraag en relevante context bijeen en kan een overlap waarschuwen, maar de leidinggevende controleert de informatie en neemt zelf het besluit.
Hoe werkt verlofsaldo in WorkVine?
Verlofsaldi zijn optioneel en worden per medewerker en verloftype bijgehouden. Een beheerder kan het saldo aanpassen; de historie toont de datum, het verschil, het saldo ervoor en erna en de verwerker. De organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor het verlofbeleid en de juiste inrichting.
Wat gebeurt er als een verlofaanvraag overlapt met andere afwezigheid?
WorkVine toont de overlap als waarschuwing. De aanvraag wordt niet automatisch geblokkeerd of afgewezen; de leidinggevende beoordeelt wat in die situatie passend is.
Is goedgekeurd verlof zichtbaar in de personeelsplanning?
Ja. Verlof blijft onderdeel van de planningscontext, zodat planners en leidinggevenden de afwezigheid kunnen meenemen bij het roosteren.
Wat gebeurt er als goedgekeurd verlof wordt geannuleerd?
Een bevoegde Office-gebruiker kan goedgekeurd verlof annuleren. WorkVine herstelt dan het verwerkte saldo en archiveert de aanvraag, zodat de eerdere beslissing terug te vinden blijft.
Klantverhaal: City Hub
Bij City Hub stond verlof eerst in Excel. Nu staan aanvragen en wijzigingen bij de planning en de medewerker.
Lees het verhaal van City Hub →Waar werk, mens en groei samenkomen
Leg jullie verlofproces naast WorkVine
Neem één herkenbare verlofaanvraag mee. In de demo laten we zien hoe aanvraag, werkvoorraad, beoordeling, planning, terugkoppeling en saldo in één proces samenkomen.