Minder uren najagen
Laat medewerkers klokken of handmatig registreren en houd openstaande dagen en dagelijkse werkkeuzes zichtbaar.
Waarom urenregistratie vastloopt
Niet het invullen, maar het controleren kost tijd
Kloktijden staan in het ene overzicht, roosteruren in het andere en verlof of verzuim vraagt weer een extra controle. WorkVine brengt de volledige werkdag samen en laat medewerkers, managers en administratie ieder hun eigen stap uitvoeren.
Beoordeel de hele werkdag
Vergelijk rooster, kloksessies, handmatige uren, verlof en verzuim voordat een manager beslist.
Werk verder met gecontroleerde uren
Gebruik gefiatteerde uren in rapportages, XLSX-exports en de verdere salarisverwerking.
1. Registreren
Laat medewerkers uren vastleggen op de manier die bij het werk past
Medewerkers kunnen in- en uitklokken of, wanneer dat voor hun rol is toegestaan, handmatig een werksessie toevoegen. In het weekoverzicht zien zij geplande en geregistreerde uren en de status van iedere werkdag.
Dagelijkse keuzes, zoals een pauze of thuiswerkdag, kunnen als gerichte controle worden uitgevraagd. Een open registratie blijft aanpasbaar; na de beoordeling loopt een correctie via de oorspronkelijke bron.
2. Dagbeeld
Zie planning, aanwezigheid en afwezigheid in samenhang
Per medewerker en werkdag komen roosteruren, één of meer kloksessies, handmatig ingevoerde tijd, verlof en verzuim bij elkaar. Ook combinaties blijven zichtbaar, zodat de manager bewust kan beoordelen wat er werkelijk is gebeurd.
Daarmee verdwijnt het vergelijkwerk tussen losse roosters, kloklijsten en afwezigheidsoverzichten. De registratie zelf blijft de controleerbare basis.
3. Controleren en fiatteren
Beoordeel verschillen en keur de juiste uren goed
De manager haalt openstaande dagen op voor een periode, medewerker of team en vergelijkt geplande met geregistreerde uren. Een verschil vraagt om een afweging, niet om een automatische afwijzing.
Verdeel de dag zo nodig over meerdere urensoorten, zoals gewerkte uren en verzuimuren. De manager kiest goedkeuren of afwijzen en start de verwerking. Daarna blijft het besluit zichtbaar voor de medewerker en in Office.
4. Rapporteren en verder verwerken
Geef administratie een controleerbaar urenoverzicht
Bekijk afgeronde dagen per medewerker, team en periode in een tabel of XLSX-export. De rapportage kan onder meer geplande, geregistreerde en goedgekeurde uren, verlof, verzuim, overwerk en bezetting tonen.
Zo werkt administratie verder met gecontroleerde gegevens voor rapportage of salarisverwerking, zonder de uren opnieuw uit losse bronnen over te nemen. WorkVine voert zelf geen salarisberekening uit.
Wat er verandert
Minder herstelwerk. Meer vertrouwen in iedere goedgekeurde werkdag.
Iedere rol werkt met dezelfde urenketen, van registratie door de medewerker tot gecontroleerde gegevens voor administratie.
Voor de medewerker
Registreer tijd, controleer de eigen week en zie welke werkdagen nog aandacht vragen.
Voor de manager
Vergelijk gepland met gewerkt, bekijk de context en leg een onderbouwd besluit vast.
Voor administratie
Werk verder met gefiatteerde uren in rapportages, exports en salarisverwerking.
Past dit bij jullie organisatie?
Als iedere werkdag meer is dan één getal
Een dienst loopt uit, iemand werkt een deel van de dag of valt ziek uit. WorkVine helpt teams die deze praktijk willen terugzien in hun urenregistratie, voordat de uren verder worden verwerkt.
- Teams met wisselende diensten, meerdere locaties of een combinatie van vaste en flexibele uren.
- Leidinggevenden die gewerkte tijd, verlof en verzuim samen willen beoordelen.
- HR en administratie die uren niet steeds uit roosters, kloklijsten en spreadsheets willen samenstellen.
- Organisaties die registratie, goedkeuring en salarisvoorbereiding op elkaar willen laten aansluiten.
Mogelijkheden
Urenregistratie van medewerkerinvoer tot XLSX-export
Vergelijk jullie huidige proces stap voor stap: registreren, controleren, fiatteren, rapporteren en verder verwerken.
Uren registreren
- Klokken of handmatige werksessies vastleggen
- Meerdere in- en uitkloksessies per dag
- Geplande en geregistreerde uren per week bekijken
- Dagelijkse werkkeuzes bevestigen
Uren controleren
- Geplande en gewerkte tijd vergelijken
- Dagdetail met rooster, kloktijd, verlof en verzuim
- Uren over ingerichte urensoorten verdelen
- Registraties goedkeuren of afwijzen met zichtbare status
Rapporteren
- Tabel en XLSX-export per medewerker, team en periode
- Geplande, geregistreerde en goedgekeurde uren vergelijken
- Verlof, verzuim, overwerk en bezetting meenemen
- Exports voor salarisverwerking voorbereiden
Verbinden
- Uren koppelen aan planning
- Klokmomenten en aanwezigheid meenemen
- Verlof en verzuim in de controle betrekken
Veelgestelde vragen
Praktische vragen over urenregistratie
Antwoorden over medewerkerinvoer, dagregistraties, fiattering, urentypen, exports en salarisverwerking.
Kunnen medewerkers zelf uren invoeren?
Ja, wanneer handmatige urenregistratie voor hun rol is ingeschakeld. Een medewerker kan werksessies toevoegen en open registraties aanpassen. De organisatie kan daarnaast in- en uitklokken via WorkVine gebruiken.
Welke informatie komt samen in een dagregistratie?
Een dag kan roosteruren, één of meer kloksessies, handmatig ingevoerde tijd, verlof en verzuim bevatten. De exacte bronnen hangen af van de inrichting van jullie organisatie.
Kan een leidinggevende geregistreerde uren afwijzen?
Ja. Een leidinggevende kan de volledige werkdag beoordelen en goedkeuren of afwijzen. Beide zijn eindstatussen: de medewerker kan de registratie daarna niet meer aanpassen via de gewone invoer. Een noodzakelijke correctie loopt via de bronregistratie of de daarvoor bestemde correctieflow.
Ondersteunt WorkVine verschillende urentypen?
Ja. Geregistreerde tijd kan worden verdeeld over de urentypen die voor de organisatie zijn ingericht, zodat controle en rapportage aansluiten op de eigen werkwijze.
Kan WorkVine uren per medewerker en team exporteren?
Ja. De urenrapportage kan op medewerker, team en periode worden gefilterd en als tabel of XLSX-export worden gebruikt. Welke kolommen relevant zijn, hangt af van de gekozen rapportage.
Doet WorkVine ook de salarisberekening?
Nee. WorkVine helpt uren registreren, controleren, fiatteren, rapporteren en exporteren. De goedgekeurde gegevens kunnen worden gebruikt voor administratie of een koppeling met een verloningspakket dat een API biedt.
Waar werk, mens en groei samenkomen
Leg jullie urenproces naast WorkVine
Neem één herkenbare werkweek mee. In de demo volgen we de uren van registratie en afwijkingscontrole tot fiattering en export.